Когда в 2016 году Мэтт Чанг стал главным директором по технологиям iCHEF, его бриф был чётким. Реструктурировать бэкэнд iCHEF, чтобы упростить совместную работу и интеграцию с третьими сторонами, такими как платформы доставки еды. В то время команда реализовывала 20 научно-исследовательских проектов в год. Чтобы масштабировать инновации и реструктурировать программное обеспечение, всей компании нужно было переосмыслить сотрудничество.  Когда Мэтт приступил к работе, межведомственная координация была затруднена, несмотря на использование инструмента для управления проектами. Было непросто делиться задачами между отделами, и это отсутствие прозрачности замедляло процессы. Мэтт решил найти платформу для управления работой, которая повысит прозрачность и улучшит взаимодействие. 

Поиск платформы для управления работой для всей компании 

Команде iCHEF требовался инструмент для управления работой, который мог бы использовать каждый отдел — от инженеров до маркетологов. Для быстрого внедрения инноваций всей компании требовался доступ к одним и тем же задачам с чётким обозначением обязанностей, дедлайнов и контекста проекта. 

После тщательной оценки команда iCHEF выбрала Asana, потому что эта система предлагала: 

• Функции совместной работы для улучшения координации между отделами. 

• Интуитивно понятный пользовательский интерфейс, способствующий более быстрому внедрению. 

• Мощную аналитику данных, позволяющую принимать более взвешенные решения. 

Выбранная нами платформа для управления работой должна была подходить всем командам. В конечном счёте нашей целью была оптимизация межведомственного сотрудничества путём создания прозрачных процессов и обмена данными. Asana обещала  слаженную совместную работу между отделами, отличное удобство использования и мощные возможности анализа данных.

Мэтт Чанг, технический директор iCHEF

Работа с Master Concept по внедрению Asana 

Для внедрения Asana команда iCHEF работала с Master Concept, партнёром Asana по разработке системных решений. Команда Master Concept, эксперты в области облачного программного обеспечения и управления проектами, помогла iCHEF создать рабочие процессы, которые способствовали бы общению между подразделениями и позволяли бы справляться со сложностью крупных проектов НИОКР. 

Внедрение было настолько успешным, что каждый отдел начал использовать Asana не только для управления проектами НИОКР. Команда по работе с клиентами начала использовать Asana для отслеживания заявок на обслуживание, а третьим сторонам, таким как партнёр компании по ремонту POS-терминалов, было предложено присоединиться к платформе.

С момента внедрения Asana используется не только для проектов НИОКР. Отделы по всей компании используют Asana для управления своей работой, и  результаты оказались просто невероятными.

Мэтт Чанг, технический директор iCHEF

Больше завершенных проектов благодаря улучшенной совместной работе 

Теперь каждый отдел iCHEF использует Asana. С момента внедрения платформы команда iCHEF завершает около 100 проектов в год. 

Этому повышению эффективности способствуют рабочие процессы Asana, которые создают прозрачность и улучшают взаимодействие. Ниже приведены три способа, с помощью которых Asana меняет работу iCHEF к лучшему. 

Благодаря Asana наша продуктивность резко выросла. Мы можем завершать больше проектов, а также оптимизировать наши операционные процессы для повышения эффективности.

Мэтт Чанг, технический директор iCHEF

Улучшение совместной работы между отделами 

Портфолио и доски проектов объединяют работу в одном месте, помогая командам из всех отделов понимать цели, важные этапы и приоритеты задач. Улучшение совместной работы помогло компании стать более устойчивой. 

Согласно каталогу «Anatomy of Work», 79% сотрудников организаций, в которых налажена совместная работа, чувствуют себя хорошо подготовленными к решению проблем. Когда разразилась пандемия COVID-19, команда iCHEF доказала, что это правда, быстро выпустив функции, которые помогли ресторанам управлять бесконтактными заказами, оплатой и доставкой. 

Asana сократила ненужное общение по проектам и упростила внесение изменений. В экстренной ситуации участники команды могут быстро пересмотреть сроки проекта, не пропуская важные задачи.

Фань-Ю Лян, менеджер по продуктам компании iCHEF 

Улучшенное отслеживание тысяч запросов в службу поддержки клиентов 

iCHEF получает 5000 запросов в службу поддержки каждый месяц. Команда использует портфолио, чтобы получить чёткое представление обо всех связанных проектах — от обучения перед развёртыванием до отслеживания аренды и ремонта планшетов. 

Руководители видят ход работ по обслуживанию клиентов с первого взгляда, а команды действуют намного быстрее.  Согласно каталогу «Anatomy of Work», 71% сотрудников компаний с чёткими целями заявили, что им легко работать с заинтересованными лицами из других подразделений. Так было и в iCHEF, где прозрачность привела к улучшению совместной работы над запросами клиентов. 

Отслеживание запросов в службу поддержки клиентов в виде задач в Asana ускорило их обработку, сэкономив нам часы работы. Теперь команда может сосредоточиться на работе, которая приносит больше пользы.

Фан-ю Лян, менеджер по продуктам компании iCHEF 

Управление омниканальными маркетинговыми стратегиями 

Специалист по маркетингу Сюань Чжоу — большой поклонник Asana. Управление омниканальной маркетинговой стратегией поставило перед Сюанем задачу отслеживать общение и сообщения из различных каналов.

Хсуан и его команда используют доски проектов, задачи и подзадачи для отслеживания маркетинговых кампаний и запросов на общение. Прозрачность задач позволяет Сюану с лёгкостью отслеживать завершение задач и контролировать все медиа-каналы. 

Asana — это настоящее благословение! Я могу работать намного быстрее.  Каждый раз, когда я вижу новую функцию, я сразу же проверяю, как она может ещё больше оптимизировать мой рабочий процесс.

Хсуан Чжоу, специалист по маркетингу в iCHEF 

Выход на новые рынки 

Команда iCHEF с радостью продолжает выпускать продукты и функции, которые помогают их клиентам улучшать бизнес. Компания планирует и дальше расширяться и адаптировать услуги к местным рынкам. iCHEF продолжит использовать Asana для организации своих рабочих процессов, и команда надеется добиться ещё большей эффективности в бизнесе.