Джаяти Шах-Тиль отвечала за переход маркетингового отдела Quadient на методологию Agile и внедрение инструментов, необходимых для этой трансформации. «У Quadient сложная структура, — объяснила Джаяти. — «Это матричная организация с группами по разработке решений, а также глобальными и региональными командами. Иногда это могло вызывать трения, потому что мы работали по-разному и отчитывались в рамках разрозненной структуры».  Согласно каталогу «Anatomy of Work», когда люди работают в таких сложных структурах, они могут тратить 58% своего времени на «работу по организации работы».

Комментируя проект трансформации, Джаяти сказала: «Мы хотели добиться единства между регионами и решениями, чтобы повысить производительность и сохранить свою значимость на рынке. Нам нужно было, чтобы наши команды мирового класса были сосредоточены на конкретных результатах, чтобы им было комфортно с темпом работы и предъявляемыми к ним требованиями».

Технологии как инструмент трансформации

Переход Quadient на Agile потребовал совместных усилий. «Вначале мы создали команду проекта, в которую вошли люди, представляющие различные функции. А также привлечь людей, которые работают в компании достаточно долго, чтобы по-настоящему понимать наш бизнес и то, как он работает», — сказала Джаяти. «Вместе нам нужно было придумать методологию внедрения Agile, которая бы подходила нашему бизнесу».

Трансформация началась с документа с требованиями, в котором были изложены функциональные и технические потребности Business. В конце концов команда отобрала три решения для управления работой. «Наша команда разработчиков программного обеспечения уже использует Jira, поэтому мы хотели оценить, сможет ли она удовлетворить наши требования к гибкому бизнесу», — объяснила Джаяти. «У нас также был опыт работы с другим инструментом для управления работой, и мы хотели увидеть Asana в действии.

«Несмотря на то, что вначале Asana была неизвестна, в конечном итоге её главным отличием стал интерфейс — он настолько прост в использовании, что любой может поэкспериментировать с инструментом и разобраться в нём ».

«Asana и Agile идут рука об руку»

От контента до креатива, от генерации спроса до порталов электронной коммерции, кампаний и многого другого — почти все маркетинговые команды Quadient по всему миру используют Asana. «Мы решили унифицировать наши методы работы, и Asana помогла нам перейти на Agile», — сказала Джаяти. 

Повышение производительности и эффективности

Маркетинговые операции Quadient отличаются гибкостью, команды работают в формате спринтов, а сдача результатов происходит часто. Согласно каталогу «Anatomy of Work», улучшение процессов может сэкономить 257 часов в год.

«В рамках нашей Agile-методологии мы оцениваем масштаб задачи с помощью размеров футболок: маленький, средний и большой. В Asana мы настроили правила, чтобы автоматически отражать эту оценку при определении веса задачи», — говорит Джаяти. «Формы — ещё одна функция, которая нравится всей команде, потому что она собирает запросы в одном месте, и их проще проверять. Мы даже используем iframe, чтобы люди, у которых нет доступа к Asana, могли отправлять запросы».

Акцент на гибкости и взаимодействии

Все маркетинговые команды имеют более полное представление обо всей работе, которая ведётся в данный момент. Это позволяет общению протекать естественным образом в глобальном масштабе, вместо того чтобы требовать от людей отправки отдельных обновлений, что, как показывает каталог «Anatomy of Work», может отвлекать и «перегружать» треть работников.

«Интеграция Asana с Jira позволила нам адаптировать команду разработчиков программного обеспечения и тех, кто тесно с ними работает, включая команды, отвечающие за веб-сайт и порталы, поскольку они могут продолжать сотрудничать так же, как и раньше», — говорит Джаяти. «Интерфейс Asana также включает наглядные панели задач, которые упрощают создание отчётов. Со временем мы стали предлагать командам изменять созданные нами стандартные отчёты в соответствии с их рабочим процессом».

Больше времени на стратегию

В то время как каталог «Anatomy of Work» показывает тенденцию к сокращению времени, затрачиваемого на стратегию (9% в 2022 году по сравнению с 14% в 2021 году, — компания Quadient использовала Agile, чтобы сократить объём «работы по организации работы». Теперь совещания проводятся для принятия конкретных решений или достижения конкретных результатов.

«За исключением нашей ежегодной конференции пользователей, наши проекты отражают наши повседневные задачи, поэтому они организованы в виде канбан-досок. Это помогает нам управлять загрузкой и делиться успешными идеями по улучшению между командами и регионами», — говорит Джаяти. «Видимость — ключевой элемент Agile, и Asana помогла нам преодолеть любые сомнения в Business относительно такой открытости. Без полной прозрачности наша команда не может в полной мере использовать функции инструмента, такие как множественная адресация, которая связывает задачи на нескольких досках проектов». 

Единство. Стабильность. Эффективность.

Asana успешно обеспечила единство в маркетинговом отделе Quadient и позволила ему стать лидером во внедрении методологии Agile. Это создало стабильную рабочую среду, которая позволяет подразделению каждый день воплощать в жизнь ценности компании EPIC. И уже сейчас связанные подразделения, такие как команды, занимающиеся веб-сайтом и порталами, узнают о преимуществах, которые они могли бы получить, внедрив новые, современные методы работы.