Чтобы все эти мероприятия были успешными и соответствовали бренду компании, Дон Дженсен, старший менеджер маркетинговых программ, и Сидни Леопольд, менеджер международных мероприятий, работают вместе над созданием всего: от страниц регистрации на мероприятия до дизайна стендов на выставках, подарков для участников и всего остального.

Команда корпоративного маркетинга ежегодно проводит более 1000 мероприятий — от крупных выставок до вебинаров по стимулированию спроса. С помощью Asana мы сократили срок выполнения заказов на мероприятия на 70 % в соответствии с соглашением об уровне обслуживания.

Дон Дженсен, старший менеджер глобальных маркетинговых программ

Создание всех маркетинговых и дизайнерских материалов для этих мероприятий — дело непростое: команда корпоративного маркетинга выполняет более 22 000 заявок в год. И попытки отслеживать все эти запросы на мероприятия по электронной почте не приносили результатов. Никто не видел, как продвигается работа, новые запросы упускались из виду, и было трудно обеспечить единообразие бренда и качество на всех мероприятиях и во всех регионах — а это одна из ключевых обязанностей команды.

Поиск подходящего инструмента для масштабирования и оптимизации работы

Когда Дон присоединилась к Sophos, команда корпоративного маркетинга уже рассматривала решения для управления работой. Они искали решение, которое было бы интуитивно понятным, простым в использовании и гибким, чтобы они могли управлять всем: от обновлений брошюр до сложных рабочих процессов для своих саммитов по продажам и партнёрских конференций.

В Sophos выбрали Asana, потому что эта система лучше всего соответствовала потребностям и рабочим процессам их команды. Этот инструмент гибкий и его легко адаптировать по мере роста компании, участники команды могут просматривать работу в нескольких представлениях для разных контекстов, и команду привлёк интуитивно понятный и функциональный интерфейс.

Выполнение более 1600 заявок в квартал

В сотрудничестве с командой сопровождения клиентов Asana Дон разработала правила, чтобы все следовали одному и тому же процессу подачи, сортировки и выполнения запросов. Это позволило команде корпоративного маркетинга стандартизировать свои рабочие процессы, чтобы не пропускать критически важные этапы.

С помощью Asana мы смогли выполнить 6400 запросов на дизайн и веб-события в 2018 году, что на 50% больше, чем раньше, при увеличении штата всего на 5%.

Дон Дженсен, старший менеджер по глобальным маркетинговым программам

Как только корпоративный маркетинг начал управлять своей работой в Asana, они смогли предоставлять обновления в реальном времени участникам своей команды по полевому маркетингу. «Я показывала менеджеру по мероприятиям его запрос в Asana, и он мог видеть все комментарии, хронологию того, что и когда происходило, кто его разработал, кто проверил — всё», — рассказала Дон. «И их реакция обычно была такой: „Боже мой, это лучшее, что я видел. Как мне получить к этому доступ?“» Это сэкономило команде Дон сотни часов, которые они обычно тратили на составление отчётов, телефонные звонки, ответы на электронные письма и участие в совещаниях по обновлению статуса.

Чем эффективнее процесс, тем лучше согласованность и качество мероприятий

У Дон и её команды теперь есть проект «Входящие заявки», которым управляют 16 часов в день, шесть дней в неделю (участники команды находятся в трёх часовых поясах), чтобы не упустить ни одной заявки на мероприятие. Благодаря централизации всей работы в Asana каждый может видеть, над чем работает команда, статус каждого отдельного запроса и когда он будет завершен.

Теперь, когда команда корпоративного маркетинга и её межфункциональные партнёры управляют своей работой по организации мероприятий в Asana, они могут поддерживать больше мероприятий, обеспечивать единообразие бренда и предоставлять привлекательный опыт партнёрам и клиентам в 119 странах, которые они обслуживают.