В любой момент времени у компании Tea одновременно выполняются десятки крупных проектов с большим количеством заинтересованных сторон. Отдел ИТ компании, возглавляемый директором по информационным технологиям Андреа Кобелли, отвечает за создание и обслуживание систем, необходимых для поддержки этих проектов. Его отдел, состоящий из 17 человек, отвечает за разработку приложений и систем, обслуживание, интеграцию между приложениями и управление ИТ-проектами.

Отдел столкнулся с несколькими проблемами. Из-за отсутствия централизованных информационных систем и чрезмерной зависимости от электронной почты и электронных таблиц им было сложно управлять человеческими и финансовыми ресурсами.

Мы полагались на электронную почту, передачу файлов вручную и слишком большое количество электронных таблиц. Было трудно найти нужную информацию. Людям было трудно придерживаться темы в почтовых переписках, из-за чего у нас было ещё меньше прозрачности, а многие вещи часто упускались из виду или забывались.

Алессандро Лупи, глава администрации, отдел ИТ-приложений, Tea s.p.a.

Отделу требовалось решение проблемы управления ресурсами. Сотрудники команды постоянно работали сверхурочно, но так и не достигали требуемых результатов. Кроме того, Алессандро выявил несколько других проблем:

• Отсутствие ответственности приводило к задержкам и упущенным возможностям.

• Недостаточная прозрачность затрудняла принятие обоснованных решений.

• Иногда терялась важная информация.

• Общение с внутренними и внешними заинтересованными сторонами было нескоординированным.

Отделу требовалось решение для управления проектами, которое помогло бы ему оптимизировать операции, повысить эффективность и эффективно взаимодействовать с заинтересованными сторонами, при этом время было критическим фактором.

Выбор правильного решения для управления работой

Одной из самых больших проблем для современных сотрудников является растущий объём «работы по организации работы». Сюда входят такие задачи, как общение и контроль исполнения, поиск информации, переключение между инструментами, управление приоритетами и отслеживание статуса работы. Каталог «Anatomy of Work» показал, что на эти координационные задачи уходит около 60% времени среднего работника умственного труда, в то время как только 26% его времени тратится на задачи, для выполнения которых его наняли.

Для Tea подобные неэффективные процессы влияли на способность команд достигать своих целей. Это было одной из ключевых причин выбора Asana в качестве нового инструмента для управления работой в компании. Чтобы свести к минимуму неэффективность, отделу ИТ компании Tea требовалось решение, отвечающее пяти основным критериям:

1. Заменить разрозненные устаревшие системы и процессы.

2. Позволить отделу разрабатывать и поддерживать динамичные процессы и возможности.

3. Предоставить инструменты визуализации времени (в частности, диаграммы Ганта) для поддержки управления проектами.

4. Улучшить управление временем и ресурсами в рамках отдела и портфеля проектов.

5. Улучшить взаимодействие между участниками команды и внутренними и внешними заинтересованными сторонами.

Помимо этих потребностей, у Алессандро было два основных фактора для оценки потенциальных решений: стоимость и время развертывания. Идеальное решение должно было соответствовать каждому из пяти основных критериев отдела, укладываться в бюджет и обеспечивать быстрые сроки реализации.

Проектная команда применила к оценке подход «гринфилд», тщательно ища идеальное решение. Рассмотрев некоторые из лучших инструментов на рынке, они были впечатлены быстрыми ответами Asana на свои запросы и начали более глубоко оценивать этот инструмент. 

Луиза, сотрудница отдела ИТ, пользовалась Asana в предыдущей организации. Увидев Asana в действии, она отметила, насколько легко командам было освоить этот инструмент. Это позволило им работать так, как им удобно, и при этом значительно повысить эффективность. Если коротко, то Asana продвигала проекты вперёд, а не тормозила их, как это делали устаревшие статические системы. Луиза объясняет:

Я уже пользовался Asana в предыдущей компании и видел, насколько бесперебойно с её помощью выполняются проекты. Люди гораздо больше вовлечены в проекты, потому что получают уведомления и напоминания о том, что им нужно сделать. Asana так проста в использовании, что людям не нужно запоминать каждую деталь. Как только вы начнёте использовать Asana, вам захочется использовать её ещё больше.

Луиза Фиорини, менеджер проекта SAP, компания Tea s.p.a.

Внедрение и стимулирование использования Asana

Проектная команда начала внедрение Asana в небольшом масштабе. Первым начал ИТ-отдел, начав с команды разработки приложений. Они внедрили Asana, чтобы понять, как можно дополнить и улучшить существующие рабочие процессы, которые основывались на сочетании электронной почты и статических электронных таблиц.

После успешного внедрения команда проекта развернула Asana во всём ИТ-отделе. Затем группа проекта разработала поэтапный план внедрения Asana в остальной части компании, начиная со всех внутренних отделов и команд, затем поставщиков и, наконец, всех внешних деловых партнёров.

Нам было легко разработать наши учебные занятия, потому что Asana очень интуитивно понятна. Всё было понятно, и внедрение среди других команд прошло очень гладко.

Алессандро Лупи, глава администрации отдела ИТ-приложений компании Tea s.p.a.

Алессандро подчёркивает, что гибкость — главное преимущество, и отмечает, что создание проектов для поддержки нескольких стилей работы позволило командам легко и быстро освоить Asana и начать ей пользоваться. Иерархическая структура решения упрощает организацию команд, проектов и задач, обеспечивая при этом лёгкое взаимодействие между внутренними и внешними заинтересованными сторонами.

Как Tea использует Asana для повышения скорости и эффективности проектов

В Tea наблюдается чрезвычайно высокий уровень внедрения среди первых пользователей Asana. Всем, кто прошёл адаптацию — как внутри компании, так и за её пределами, — нравится работать с Asana, и они ценят, как эта платформа позволяет выполнять проекты более бесперебойно. Проектная команда использует Asana для определения, планирования и структурирования проектов, что приводит к значительному повышению их эффективности, в том числе:

• Сокращение времени ответа на проектные запросы на 1 час.

• Увеличение скорости реализации проектов на 30 %.

Asana также помогает Tea улучшать межфункциональное взаимодействие, предоставляя быстрый и простой канал для общения между внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Улучшая сбор, распространение и прозрачность информации, Asana помогает Tea обеспечивать согласованное выполнение всех проектов и позволяет отдельным пользователям более эффективно управлять своей загрузкой.

Благодаря тому, что Asana уведомляет людей, когда что-то нужно сделать, у нас изменилось представление о том, как можно управлять проектами. Вместо того чтобы нам запускать важные действия в рамках проекта, теперь Asana запускает нас. Мы можем быть гораздо более проактивными, вместо того чтобы постоянно реагировать на происходящее.

Алессандро Лупи, глава администрации, отдел ИТ-приложений, Tea s.p.a.

Эти преимущества в области совместной работы и эффективности являются результатом активного внедрения и использования отдельных функций, интеграций и инструментов Asana в компании Tea. Asana позволила компании Tea:

• Экономить время и избегать случайной потери данных, перенося информацию в Asana прямо из электронных писем с помощью плагина Gmail.

• Обеспечить согласованность и устранить трудоёмкое общение, используя формы и нестандартные поля для стандартизации создания проектов и задач.

• Оптимизировать задачи и рабочие процессы с помощью функции Asana «Правила», позволяющей автоматически назначать задачи сотрудникам, перемещать задачи между проектами и обеспечивать взаимодействие между проектами.

• Создавать специализированные отчёты и панели задач для отслеживания KPI и предоставления менеджерам и руководителям возможности мгновенного контроля над широким спектром проектов и портфелей организации.

• Визуализировать показатели рентабельности проектов и программ, выявляя, какие отделы находятся под угрозой и какие нуждаются в тактическом анализе

• Измерение KPI поставщиков и SLA для отчётности о ходе работ

Реализация «материальных» преимуществ в реальном мире

Недавно ИТ-команда Tea взялась за крупный проект разработки, чтобы помочь компании поддерживать соответствие итальянскому законодательству о качестве воды. Им нужно было создать структуру для сбора и мониторинга данных о качестве воды и организовать данные таким образом, чтобы их можно было легко анализировать и извлекать для обеспечения соответствия требованиям.

В проекте задействовано около 50 человек, при этом 15 ключевых заинтересованных лиц из Tea и её внешнего поставщика зарегистрированы в Asana. В настоящее время команда работает над вторым этапом трёхэтапного проекта и уже получила пользу от решения.

Команда проекта отметила роль Asana в улучшении общения между внутренними и внешними заинтересованными сторонами. В частности, сочетание форм и нестандартных полей позволяет с лёгкостью обеспечить сбор всей необходимой информации и её предоставление соответствующим заинтересованным лицам.

Благодаря этой и другим ключевым функциям Asana позволила компании Tea увеличить скорость реализации проектов на невероятные 30 % и обеспечить более высокое качество управления проектами, чем при использовании предыдущих ручных систем.

Asana не только обеспечивает прозрачность для нас и наших поставщиков, но также повышает качество собираемых данных и эффективность управления проектами. Asana невероятно проста в использовании, но это далеко не единственное преимущество системы. Asana помогает нам более эффективно управлять проектами.

Андреа Манганаро, менеджер IT-проектов компании Tea s.p.a.

Что дальше будет делать Tea?

На данный момент команда развернула Asana для сотрудников, участвующих в конкретных проектах. Увидев ценность Asana для межфункционального взаимодействия, согласованности и прозрачности, теперь они сосредоточатся на внедрении этого решения во всей организации.

С этого момента команда начнёт регистрировать пользователей из других подразделений компании, независимо от того, участвуют ли они в IT-проектах. Алессандро и его команда твёрдо убеждены, что Asana может помочь командам во всей компании получить многие из тех преимуществ, которыми уже пользуется отдел ИТ.