Как Asana использует управление работой для планирования цифровых дорожных карт

Составление цифровой дорожной карты — это не просто создание списка задач по проектам, а принятие взвешенных решений, которые приводят к реальным результатам. Чтобы создать чёткую дорожную карту с правильно расставленными приоритетами, необходимо согласовать её с заинтересованными сторонами, установить ясные приоритеты и пойти на серьёзные компромиссы. Дани Спайрс, директор по цифровым технологиям в Asana, знает об этой проблеме не понаслышке. 

«Как команда по цифровым технологиям, мы должны удовлетворять меняющиеся потребности бизнеса и при этом продвигать технические инициативы. Планирование дорожной карты помогает нам находить правильный баланс», — говорит она.

Для этого команда Дани регулярно пересматривает свои приоритеты и учитывает обратную связь, полученную от всей организации, чтобы обеспечить соответствие своей дорожной карты стратегическим целям. Это непросто, особенно при работе со многими заинтересованными сторонами. Именно здесь на помощь приходит Asana.

Четыре способа, которыми Asana упрощает планирование дорожной карты

При правильном подходе цифровое составление дорожных карт помогает командам расставлять приоритеты в отношении самых значимых проектов, закладывая основу для роста и позволяя всем сосредоточиться на самом важном. По словам Дани, основная цель заключается в том, чтобы «определить приоритеты команды и решить, как мы можем распределить ресурсы, чтобы добиться максимального результата, сохраняя при этом фокус на других инициативах».

Для этого командам необходимо единое пространство, где они смогут просматривать потенциальные проекты, согласовывать стратегию, принимать решения и отслеживать ход работ, при этом беспрепятственно взаимодействуя друг с другом.

Вот как Asana помогает команде Дани добиться этого.

Централизация работы над дорожной картой для обеспечения прозрачности

Одной из самых сложных задач при составлении цифровой дорожной карты является информирование межфункциональных партнеров на протяжении всего процесса. По словам Дани, список заинтересованных сторон в цифровой команде «длинный и обширный»: в него входит множество людей с разными приоритетами и обязанностями, чье мнение необходимо учитывать для принятия правильных решений. Это означает, что держать всех в курсе событий — непростая задача.

Чтобы решить эту проблему, команда Дани использует функцию «Проект» в Asana для создания главного проекта дорожной карты, в котором собраны все цифровые инициативы на финансовый год. В начале процесса составления дорожной карты заинтересованные стороны и команды добавляют предлагаемые ими проекты в основную дорожную карту в виде задач Asana, что обеспечивает всем прозрачность и возможность высказать свое мнение. 

Допустим, команда SEO планирует обновить четыре основные страницы на Asana.com в первом квартале. Для достижения своей цели им потребуется поддержка от цифрового отдела, чтобы переработать макеты страниц, загрузить новый контент и опубликовать обновления. На начальном этапе составления дорожной карты менеджер проекта по SEO добавляет в цифровую дорожную карту задачу, соответствующую проекту по SEO, например «Обновление основных страниц в 1-м квартале». Затем цифровая команда рассматривает задание непосредственно в дорожной карте и, основываясь на предоставленной информации, принимает решение о том, стоит ли продолжать работу над проектом.

«Создавая централизованный план в одном месте, мы можем предоставить всем нашим партнерам возможность видеть процесс и участвовать в нем», — говорит Дани.

Принятие решений об обеспечении ресурсами на основе данных

После того как команда Дани создаст свой проект цифровой дорожной карты, следующим шагом будет принятие решения о том, какие проекты должны пройти окончательный отбор.

Но речь идет не только о выборе работы, котору�� предстоит выполнить. При таком большом количестве заинтересованных сторон заявки могут быстро привести к тому, что дорожная карта превысит возможности команды. Как отмечает Дани, существует тонкий баланс между приоритезацией критически важных для бизнеса инициатив, таких как проекты, направленные на привлечение потенциальных клиентов или развитие воронки продаж, и стратегической технической работой, необходимой для поддержания долгосрочного роста.

Для принятия этих решений команда Дани использует нестандартные поля Asana. Каждый раз, когда инициатор добавляет предлагаемый проект в дорожную карту, он помечает задание с помощью нестандартных полей, которые помогают команде понять, как этот проект вписывается в общую картину, и решить, стоит ли им браться за него. К таким нестандартным полям относятся:

• Квартал сдачи: квартал, в котором планируется завершить работу.

• Обязательство: принято ли обязательство по проекту и какой уровень этого обязательства.

• Приоритет: уровень приоритета задачи или проекта. 

• Непосредственно ответственная команда: какая команда цифровых специалистов будет отвечать за проект.

• Трудозатраты: числовая оценка от 1 до 5, которая указывает на уровень сложности проекта.

После того как проекты добавлены и помечены тегами, цифровая команда оценивает свою загрузку и решает, как распределить ресурсы между различными типами проектов, такими как стратегические инициативы, техническое обслуживание и поддержка заинтересованных сторон. Быстро взглянув на нестандартные поля, руководители цифровых направлений могут легко согласовать приоритет каждого проекта, необходимые трудозатраты и потенциальную отдачу, что упрощает окончательную доработку дорожной карты.

«Наши нестандартные поля позволяют нам проводить предметные обсуждения, касающиеся способностей», — говорит Дани. «Мы можем показать заинтересованным лицам, что было запрошено, какие обязательства были взяты и какой объем трудозатрат требуется, а затем использовать эту информацию в качестве основы для обсуждения компромиссов.»

Эти нестандартные поля также помогают команде Дани понять, как каждый проект соотносится с основными целями Asana. Помечая задачи общей целью компании, к достижению которой они ведут, команда может быть уверена, что работа, которую она выполняет, способствует достижению стратегических целей.

«С Asana всё взаимосвязано, — говорит Дани. — «Мы четко видим, как наши приоритеты соотносятся с маркетинговыми целями и, в конечном итоге, с основными бизнес-целями.»

Связи между работой разных команд

Хотя цифровая дорожная карта является основным источником достоверной информации для проектов цифровой команды, это далеко не единственный используемый проект. Разные команды, например команды по маркетингу, разработке продуктов или работе с клиентами, работают по нескольким дорожным картам, которые частично совпадают друг с другом. Такое дублирование может легко привести к повторению действий и пустой трате ресурсов.

Чтобы этого не допустить, команда Дани использует функцию множественной адресации в Asana, которая позволяет одной задаче находиться в нескольких проектах. Например, проект команды SEO по созданию основной страницы за первый квартал можно одновременно добавить в дорожную карту SEO, дорожную карту контент-маркетинга и на доску спринта веб-разработки, чтобы все участники были в курсе дела и не дублировали задачи.

«Цифровая дорожная карта настолько обширна и охватывает так много функций, что задачи легко могут потеряться», — говорит Дани. «Множественная адресация позволяет нашим основным партнерам взять цифровой проект и включить его в свою дорожную карту. Так мы можем держать всю работу под контролем, не дублируя ее».

Контроль соблюдения графиков работы с помощью отчетов в реальном времени

После того как дорожная карта утверждена и работа началась, команда Дани отслеживает ход выполнения с помощью панели задач с отчетами Asana. Панель задач позволяет получить общее представление о статусе проекта, что помогает команде оперативно решать проблемы и предотвращать узкие места.

 «Мы используем панель задач, чтобы следить за своим прогрессом — за тем, насколько мы продвинулись в достижении целей компании», — говорит Дани. «Каждый может легко понять, что является самым приоритетным, какие есть проблемы и где превышена способность».

В конце каждого квартала команда по цифровым технологиям пересматривает свою дорожную карту и корректирует ее с учетом новых приоритетов бизнеса. Если возникают изменения, требующие переориентации, их обсуждают в ходе ежеквартальных переговоров, на которых команда решает, какие проекты следует продвигать дальше. Затем обновленная дорожная карта передается заинтересованным лицам, чтобы все были в курсе изменений.

Даже после окончания квартала работа команды продолжается. Они используют показатели на панели задач, чтобы определить успехи и проблемы, и применяют эти выводы при планировании на будущее.

«Отслеживая даты начала и завершения нашей дорожной карты, мы можем видеть, сколько проектов было запланировано и завершено в установленные сроки», — говорит Дани. «Затем мы можем использовать эти данные, чтобы получить чёткое представление о том, как мы продвигаемся из года в год». 

Следите за тем, чтобы работа над цифровой дорожной картой шла по плану

Эффективное управление цифровой дорожной картой необязательно должно быть сложным процессом. С Asana ваша команда может согласовывать приоритеты, оптимизировать межфункциональное взаимодействие и принимать обоснованные решения на основе данных, которые способствуют достижению стратегических целей вашей организации, закладывая основу для значимых результатов.