Med så många rörliga delar i rebrandingen och nya teamkollegor att hantera insåg han snabbt att e-post inte gav den insyn, struktur eller planeringsstöd som teamet behövde. Johannes behövde ett verktyg för att centralisera, organisera och hantera teamets arbete för att kunna lansera en framgångsrik rebranding.

Nu när vi har kampanjmallar och följer upp projektförlopp i Asana sparar vi in över 20 timmar i månaden på möten. Det har gjort vårt team mycket effektivare och gjort det möjligt för oss att prova nya strategier, såsom prestationsmarknadsföring.

Sökandet efter en lösning för att eliminera silor och centralisera arbetet

När Johannes började leta efter ett arbetshanteringsverktyg hade han några viktiga krav i åtanke. Verktyget behövde:

• Vara tillräckligt flexibelt för att hantera olika marknadsföringsarbetsflöden som kampanjer, kreativ produktion, evenemang och partnerskap.

• Göra planer, individuella ansvarsområden och deadlines tydliga för att hålla alla informerade.

• Förbättra samarbetet med tvärfunktionella partner som IT, merchandise och media.

• Vara lättanvänt och intuitivt för att säkerställa att teamet snabbt skulle anamma det nya sättet att arbeta.

Efter att ha testat några verktyg valde Johannes Asana eftersom det hade alla de funktioner som hans team behövde och var intuitivt att använda, precis som deras favoritappar för konsumenter.

Från att hantera klubbens rebranding till hela marknadsföringsplanen

Johannes började använda Asana för att hantera klubbens komplexa rebranding. När teamet började spåra mer av sitt arbete för rebrandingen i Asana såg de med egna ögon hur lätt det är att hitta information, se individuella ansvarsområden och deadliner samt spåra förloppet. Så de började flytta mer av sitt arbete, såsom produkter och reklamkampanjer, till Asana.

Genom att flytta vårt arbete till Asana kan vi nu lansera kampanjer 50 % snabbare eftersom alla kan se planen och vet vad de är ansvariga för.

I dag använder marknadsföringsteamet i Borussia Mönchengladbach Asana för att hantera alla sina marknadsföringsaktiviteter, inklusive:

• Marknadsföringsstrategi: Från och med 2019 började teamet spåra sin marknadsföringsstrategi och övergripande plan för året i Asana. Detta har hjälpt alla att anpassa sig till de viktigaste programmen och initiativen, så att alla vet vilket arbete som ska prioriteras.

• Marknadsföringskampanjer: Teamet hanterar allt från stora varumärkeskampanjer till små kampanjer på sociala medier för att sälja sista minuten-biljetter. Detta säkerställer att alla i teamet känner till de pågående projekten och vet vad de är ansvariga för, så att lanseringen kan ske i tid.

• Kreativ produktion: Alla förfrågningar om kreativa resurser som visas på klubbens webbplats, konton i sociala medier, annonser och andra kanaler hanteras i Asana. Nu spåras alla förfrågningar på ett ställe, så att inget glöms bort och teamet kan se status för varje tillgång i produktionsprocessen.

Eftersom teamet kan se alla pågående kampanjer, hur långt de har kommit och vad alla arbetar med, sparar varje teamkollega i genomsnitt 20 timmar i månaden som tidigare gick åt till att samordna arbetet och delta i uppföljningsmöten. Med mer tid att fokusera på det viktigaste arbetet har Johannes och hans team kunnat ändra sitt tankesätt från ”Vi måste bara få det här gjort” till ”Låt oss optimera våra marknadsföringskanaler för att öka intäkterna”.

Nästa fas: optimera sina kanaler för att öka intäkterna

I nästa fas av sin utveckling riktar marknadsföringsteamet sin uppmärksamhet mot prestationsmarknadsföring. Det omfattar allt från att optimera deras webbplats och förbättra e-handelsupplevelsen till att testa nya kanaler för att skapa engagemang hos deras lojala fans och spelbesökare. Även om det här arbetet inte kommer att bli lätt, känner sig Johannes, marknadsföringsteamet och deras tvärfunktionella partner säkra på att de kan klara av det med Asana.