Victoria Sanches, marknadsföringschef, och Liz Dean, senior marknadsföringschef, började på CityFibre 2019, där Victoria ingick i teamet för företagsmarknadsföring och kommunikation och Liz i konsumentteamet. Mellan dessa två team sträcker sig målgrupperna internt och externt från invånare till fastighetsutvecklare, till viktiga intressenter i staden, byggpartners och mycket mer.

För att upprätthålla CityFibres snabba utveckling och se till att teamet hade tillgång till den information de behövde för att på bästa sätt betjäna olika målgrupper, behövde båda marknadsföringsteamen ett verktyg för arbetsflödeshantering som skulle förenkla samarbetet.

Med Asana får vi mer tydlighet och förtroende eftersom vi får uppdaterad information om projekt och uppgifter och kan samarbeta bättre mot våra mål.

Liz Dean, marknadsföringschef, CityFibre

Effektivisering för framgång

En viktig del av både Liz och Victorias roller är att effektivisera hur marknadsföringsteamen arbetar genom att optimera processer och plattformar, söka nya lärdomar och anpassa tillvägagångssätt.

Victoria hade arbetat med projekthanteringsverktyg tidigare. Hon upptäckte att det verktyg som användes när hon började på CityFibre bara erbjöd grundläggande funktioner och insåg att det fanns andra verktyg där ute som skulle passa bättre för teamets behov.

Tillsammans identifierade Victoria och teamet flera utmaningar inom arbetshantering som de behövde övervinna för att alla skulle kunna göra sitt bästa. Att använda kalkylark för att spåra arbetet innebar onödiga steg och gjorde det svårt att snabbt identifiera vem som gjorde vad, och vissa personer kunde inte enkelt hitta den information de behövde.

Sammantaget gick för mycket tid förlorad på att ”jobba om jobb”: aktiviteter som att söka information, be om statusuppdateringar och kommunicera om arbetet. CityFibres marknadsföringsteam är inte de enda som har upptäckt att jobb om jobb dominerar dagen – globalt sett tar det nästan två tredjedelar (60 %) av de anställdas tid enligt index för Arbetets anatomi.

Med organisationens enorma tillväxt på gång behövde marknadsföringsteamen på CityFibre ett verktyg som skulle ge dem tillgång till den information och det ansvarstagande som teamen behövde.

Kräver mer av arbetshanteringen

Marknadsföringsteamen hos CityFibre behövde ett arbetshanteringsverktyg som kunde:

• Skapa insyn i vem som gjorde vad och när

• Organisera projekt, uppgifter och brådskande förfrågningar efter prioritet

• Skapa en centraliserad samling av allt arbete som pågår och säkerställa konsekvent branding

• Användas för att hantera externa byråer och leverantörer

• Omstrukturera deras processer för att öka hastigheten, skalbarheten och noggrannheten

Efter att ha valt ut och testat en rad plattformar identifierades Asana som en utmärkt matchning för marknadsföringsteamets behov, med integreringar som Office 365 som gör kompatibiliteten med CityFibres befintliga lösningar enkel.

Skapa en samarbetsinriktad lansering

Victoria och Liz påbörjade sina teams övergång till Asana genom att flytta sin process för hantering av kreativ produktion med en extern designbyrå till plattformen. Efter att ha fördjupat sig i hur de bäst kunde strukturera den här processen med Asana, började Liz och Victoria att bjuda in andra teammedlemmar till plattformen.

Victoria och Liz visste att fördelarna med Asana skulle övertyga teammedlemmarna när de väl såg plattformen i praktiken, så de började visa upp dess fördelar genom att:

• Skapa interna omdömen och exempel på användningsfall för att visa Asanas potential och uppmuntra till ”mun till mun”-stöd

• Göra Asanas lansering till ett samarbetsprojekt och ge resten av teamet möjlighet att bidra med synpunkter på hur nya processer skulle fungera

• Uppmuntra till en period av experiment och testning för att hjälpa team att få en känsla för hur Asana kan anpassas till deras behov, inklusive att skapa en Sandbox-miljö

• Utse en Asana-expert i varje team som kan vara den första kontaktpunkten för frågor och tips

• Uppmuntra användare att slutföra utbildningen för Asana-representanter

Planera, spåra och automatisera arbetsflöden med Asana

Idag använder alla i företagsmarknadsförings- och konsumentteamen Asana för kreativ produktion, PR-processer, planering av sociala medier och mycket mer. Med hjälp av Asana har CityFibres marknadsföringsteam skapat:

• En PR-kalender för staden, som använder en Asana-tavla för att automatisera PR-processen från den första begäran om pressmeddelande till distribution till pressen. Att byta från e-post till Asana har inneburit att varje steg sker sömlöst, där teammedlemmar automatiskt tilldelas uppgifter precis när de behövs och all information finns på ett och samma ställe där alla kan se den.

• Olika marknadsföringskampanjer, både interna och externa, där Asana används för att hantera arbetsbelastningen och fördela resurser korrekt med tredjepartsbyråer. Asana var centralt för att leverera den snabba Christmas Connections-kampanjen, som lanserades på bara två månader, samt för utvecklingen av The CityFibreWay, ett internt initiativ som definierar organisationens kultur.

• En kalender för sociala medier som integrerar tvärfunktionella team i en Asana-tavla för att hantera planering, godkännanden och administration. Asana fungerar som en enda plats där man kan se alla planerade kampanjer, inlägg, ad hoc-förfrågningar och pressmeddelanden med utvecklingsprocesser och automatiserade godkännanden för att säkerställa att rätt godkännanden sker innan inläggen publiceras.

• Introduktionsprocesser för nya teammedlemmar, med en steg-för-steg-checklista som nyanställda ska slutföra när de börjar. Genom att centralisera och standardisera introduktionsprocessen via Asana har nya anställda som börjar på distans en enda plats för allt de behöver för att komma in i organisationen, från att ordna introduktioner med teammedlemmar till inloggningsuppgifter och länkar till användbara resurser såsom CityFibres utbildnings- och utvecklingsportal.

Planera, spåra och automatisera arbetsflöden med Asana

Marknadsföringsteamet har också sparat otaliga timmar med Asanas funktioner Regler och Formulär.

Regler och anpassade fält har gjort det möjligt för dem att automatisera tilldelningen av nya uppgifter till rätt projekt i Asana, så att olika team omedelbart kan se de saker de behöver se. Att använda regler innebär också att de kan ställa in olika vyer för olika team. Så medan PR-teamet kan se alla dokument för ett visst arbete, kommer regionala marknadsföringsteam bara att se det som är relevant för dem – vilket ökar synligheten för relevant information och förbättrar effektiviteten.

Samtidigt använder teamet anpassade formulär för att standardisera och förenkla sammanfattningar för ny aktivitet. Användningen av formulär har visat sig vara särskilt värdefull när man skickar information till byråer, vilket gör det möjligt för CityFibre att hantera nya sammanfattningar och se till att all information finns där innan de sätter igång.

Sammantaget har Asana förbättrat synligheten och effektiviteten i CityFibres marknadsföringsteam. De lägger mindre tid på att jobba om jobb och kan lägga mer tid på att driva projekt framåt.

Med Asana kan vi sömlöst tillämpa våra bästa praxis-processer på vilket arbete som helst. Det innebär att vi inte behöver detaljstyra varje steg i ett nytt projekt för att se till att vi följer rätt arbetsflöden och uppnår de föreslagna resultaten. Om ett projekt liknar ett tidigare projekt finns alla steg, regler och ramverk i Asana och kan dupliceras, eller om det är något helt nytt kan de enkelt skapas för att passa kraven.

Victoria Sanches, marknadsföringschef, CityFibre

Snabbare processer för CityFibre och Storbritannien

CityFibre befinner sig mitt i en enorm mobiliseringsresa, med dussintals nya gigabitstäder som byggs i år. Med dessa ambitiösa tillväxtplaner i fokus letar verksamheten efter lösningar för att effektivisera processer i varje arbetsström. Marknadsavdelningen delar med sig av fördelarna med att använda Asana och undersöker möjligheten att utöka användningen utanför sitt team.

Med superladdade och effektiviserade processer som påskyndar arbetet bakom kulisserna kommer CityFibre att vara bättre rustat än någonsin för att fortsätta sitt uppdrag att erbjuda blixtsnabb infrastruktur till samhällen över hela Storbritannien.