I början förlitade sig Hudl på ett team av projektledare på heltid för att prioritera och bemanna marknadsförings- och webbutvecklingsprojekt, såsom e-postkampanjer, evenemangsmaterial och nya landningssidor. Teamet hanterade detta arbete genom en fragmenterad blandning av kalkylark, äldre projekthanteringsverktyg och företagets intranät. Den här processen gjorde resursplaneringen tidskrävande och gav teammedlemmarna liten insyn i sin egen arbetsbelastning och sina prioriteringar.

I takt med att teamets antal projekt ökade blev missförstånd och felhantering av förväntningar vanligare. De hade inget enkelt sätt att samordna och spåra varje del av arbetet och saknade en tydlig överblick över de projekt som pågick på hela avdelningen. Det ledde till att teamet började leta efter ett arbetshanteringsverktyg som kunde ge alla större synlighet, kontroll och ansvarstagande över sitt eget arbete.

Hitta rätt lösning

Efter att ha blivit besvikna på programvara för projekthantering tidigare fokuserade teamet sin sökning på tre huvudkriterier:

• One-stop-shop: Lösningen behövde vara en central referenskälla där marknadsförare kunde se alla sina prioriteringar och uppgifter i olika projekt och sportmarknader.

• Insyn i realtid i teamresurser: Lösningen behövde också göra det möjligt för projektledare att enkelt visualisera teamets kapacitet i realtid så att de kunde fatta smartare beslut om bemanning.

• Förloppsrapportering: Slutligen behövde lösningen göra det möjligt för chefer att mäta vad som levererades under en viss sprint och var teamen var blockerade eller riskerade att missa en deadline.

Teamet visste att de var på rätt väg när de hittade Asanas kraftfulla och lättanvända plattform.

Asana var så enkelt att anpassa att vi inte behövde ändra våra processer särskilt mycket för att se de omedelbara fördelarna med en robust, central referenskälla för resurs- och projekthantering.

Eric Brouillette, verkställande direktör för varumärkesdesign

Funktioner som arbetsbelastning och uppgiftsberoenden var perfekta för att ge medarbetare bättre insyn i sina arbetsflöden, medan funktioner som att skapa godkännanden och spåra uppgifter i flera projekt gjorde det möjligt för dem att sömlöst överlämna arbete vid rätt tidpunkt till rätt person. Med Asana fick Hudl en glimt av ett bättre sätt att arbeta, där det var lika enkelt att svara på skiftande verksamhetsbehov och prioriteringar som att dra och släppa uppgifter till en ny tavla eller medarbetare.

Skriva strategiboken för framgång

När beslutet var fattat samarbetade Hudl med Asanas användarframgångsteam för att utveckla implementeringsplaner på 30, 60 och 90 dagar för lanseringen i hela avdelningen, inklusive övergripande mål för varje steg i processen. Några av dessa mål inkluderade att komma överens om nya projektledningskonventioner för att göra övergången till Asana så friktionsfri som möjligt. Asanas användarframgångsansvarige hjälpte Hudls marknadsföringsteam att navigera i den här processen så att de tryggt kunde hantera förändringar för resten av teamet.

Asanas användarframgångsteam har varit ovärderligt för vår implementeringsprocess. Teammedlemmarna tog sig tid att förstå vår verksamhet och visade oss hur man skapar praktiska arbetsflöden och processer för att få ut mesta möjliga av Asana. Vi hade inte klarat det utan dem.

Layne Anderson, agil marknadsföringschef

Därifrån var alla med och hjälpte till för att börja skapa Hudls nya arbetsflöden i Asana. De började långsamt, först testkörde de processer för arbetsintag och webbsprintar i Asana för att förstå hur arbetsflöden från början till slut skulle fungera, och sedan kodifierade de dem med regler och mallar. Denna ”lär dig genom att göra”-metod visade sig vara ovärderlig för teamets införande och gav dem också möjlighet att testa och implementera nya funktioner och uppdateringar.

En fullträff för produktiviteten

Idag sköter Hudl all sin marknadsföring och allt kreativt arbete, inklusive relaterad webbutveckling och sprintprojekt, i Asana. De använder det för att hantera allt från kampanjplanering till att bygga nya landningssidor och har sett stora produktivitetsvinster i hela marknadsföringsteamet.

Innan Asana hade vi inget sätt att spåra allt tvärfunktionellt arbete som pågick i flera projekt. Nu kan vi följa allt på en detaljerad nivå och våra sprintåtaganden är kristallklara.

Bart Johnston, chef för webbutveckling

Där tvärfunktionellt samarbete tidigare var rörigt har Asana gjort det tydligt och förutsägbart.

• Teamet kan nu se hur arbetet hänger ihop och när tillgångarna är redo för överlämning med tidslinje och beroenden.

• De har byggt in feedback- och granskningscykler för flera intressenter i projektets arbetsflöde med godkännanden.

• De kan definiera projektens omfattning och hantera sin tid enklare med underuppgifter och anpassade fält för insats. Och när projekten är slutförda och redo för kvalitetskontroll använder de mallar för att säkerställa att de bockar av alla punkterna på listan.

Dessutom kan teamet bättre hålla koll på sprintar och samla in data om slutförande av commits med Portfolior så att de kan finjustera planeringen och optimera framtida sprintar. Och när teammedlemmarna börjar känna att de har ont om tid kan de nu enkelt ompröva teamets kapacitet och omfördela arbetet med Workload innan någon blir utbränd.

Samarbeta för en framtid med mer självförtroende och samarbete

Förutom att vara mer produktiva har en av de största fördelarna med att använda Asana varit högre nivåer av självförtroende och engagemang i teamet. Arbetsbelastningen är mer balanserad, teammedlemmarna känner sig befogade att justera ytterligare jobbförfrågningar när de har andra prioriteringar att fokusera på, och den ökade synligheten har öppnat helt nya kanaler för kommunikation och empati i hela teamet.

Medan Hudl fortsätter att vara ledande inom sportprestationer ser de fram emot att fortsätta bygga vidare på det här nya engagemanget. Oavsett om de använder Asana för att knyta samman enskilda projekt med företagets övergripande mål eller för att spåra personlig utveckling och individuella OKR:er, vet de att Asana är rätt verktyg för deras stjärnteam.