När den tekniska chefen Matt Chang började på iCHEF 2016 var hans sammanfattning tydlig. Omstrukturera iCHEF:s backend så att det blev enklare att samarbeta och integrera med tredje parter såsom matleveransplattformar. Vid den tiden hanterade teamet 20 FoU-projekt per år. För att skala upp innovationen och genomföra en omstrukturering av programvaran skulle hela företaget behöva omdefiniera samarbetet.  När Matt började var samordningen mellan avdelningarna svår trots att de använde ett projekthanteringsverktyg. Det var inte lätt att dela uppgifter mellan avdelningar och bristen på öppenhet gjorde processerna långsammare. Matt bestämde sig för att hitta en arbetshanteringsplattform som skulle öka transparensen och förbättra samarbetet. 

Hitta en arbetshanteringsplattform för hela företaget 

Teamet på iCHEF behövde ett arbetshanteringsverktyg som varje avdelning kunde använda, från teknik till marknadsföring. För att kunna innovera snabbt behövde hela företaget tillgång till samma uppgifter med tydlig kommunikation om ansvar, deadliner och projektsammanhang. 

Efter en genomtänkt utvärderingsprocess valde iCHEF-teamet Asana eftersom det erbjöd: 

• Samarbetsfunktioner för bättre samordning mellan avdelningar. 

• Ett intuitivt användargränssnitt för att uppmuntra till snabbare implementering. 

• Kraftfulla dataanalyser för att möjliggöra ett mer genomtänkt beslutsfattande. 

Vår valda arbetshanteringsplattform måste vara lämplig för alla team. I slutändan var vårt mål att optimera samarbetet mellan avdelningar genom att skapa transparenta processer och datautbyte. Asana lovade sömlöst samarbete mellan avdelningar, utmärkt användbarhet och kraftfulla dataanalysfunktioner.

Matt Chang, teknisk chef på iCHEF

Att arbeta med Master Concept för att implementera Asana 

iCHEF-teamet samarbetade med Master Concept, en av Asanas lösningspartner, för att implementera Asana. Teamet på Master Concept, som är experter på molnprogramvara och projekthantering, hjälpte iCHEF att skapa arbetsflöden som skulle främja kommunikation mellan avdelningar och hantera komplexiteten i stora FoU-projekt. 

Implementeringen var så framgångsrik att varje avdelning började använda Asana för mer än projekthantering inom FoU. Kundrelationsteamet började använda Asana för att spåra serviceförfrågningar, och tredje parter, såsom företagets partner för POS-reparationer, uppmuntrades att gå med i plattformen.

Sedan implementeringen har Asana använts till mer än FoU-projekt. Avdelningar i hela företaget använder Asana för att hantera sitt eget arbete och resultaten har varit anmärkningsvärda.

Matt Chang, teknisk chef på iCHEF

Fler slutförda projekt tack vare förbättrat samarbete 

Varje avdelning på iCHEF använder nu Asana. Sedan plattformen implementerades slutför teamet på iCHEF cirka 100 projekt per år. 

Drivkraften bakom den ökade effektiviteten är Asana-arbetsflöden som skapar transparens och förbättrar samarbetet. Här är tre sätt som Asana gör skillnad på hos iCHEF. 

Tack vare Asana har vi sett en dramatisk ökning av vår produktivitet. Vi kan slutföra fler projekt samtidigt som vi optimerar våra operativa processer för ökad effektivitet.

Matt Chang, teknisk chef på iCHEF

Förbättrat samarbete mellan avdelningar 

Portfolior och projekttavlor samlar arbetet på ett ställe och hjälper team från alla avdelningar att förstå mål, milstolpar och uppgiftsprioriteringar. Förbättrat samarbete har hjälpt företaget att bli mer motståndskraftigt. 

Index för Arbetets anatomi visar att 79 % av anställda i organisationer med ett starkt samarbete känner sig väl förberedda att möta utmaningar. När covid-19 slog till bevisade iCHEF-teamet att detta stämde genom att snabbt lansera funktioner som hjälper restauranger att hantera kontaktfria beställningar, betalningar och leveranser. 

Asana har minskat onödig kommunikation kring projekt och gjort det enklare att ändra fokus. Om det uppstår en nödsituation kan teammedlemmarna snabbt ompröva projekttidslinjerna utan att missa viktiga uppgifter.

Fan-yu Liang, produktverksamhetschef på iCHEF 

Bättre spårning av tusentals kundtjänstförfrågningar 

iCHEF tar emot 5 000 kundtjänstförfrågningar varje månad. Teamet använder portfolior för att få en tydlig överblick över alla relaterade projekt, från utbildning före distribution till spårning av uthyrning och reparation av surfplattor. 

Ledare får en överblick över kundtjänstförloppet på ett ögonblick och teamen arbetar mycket snabbare.  Enligt index för Arbetets anatomi sa 71 % av de anställda på företag med tydliga mål att det var lätt att arbeta med intressenter i andra funktioner. Så har det varit på iCHEF, där transparens har lett till bättre samarbete kring kundförfrågningar. 

Att spåra kundtjänstförfrågningar som uppgifter i Asana har påskyndat behandlingstiden och sparat oss timmar av arbete. Teamet kan nu fokusera på arbete som ger mer värde.

Fan-yu Liang, produktverksamhetschef på iCHEF 

Hantera marknadsföringsstrategier i flera kanaler 

Marknadsspecialisten Hsuan Chou är ett stort fan av Asana. Att hantera en marknadsföringsstrategi i flera kanaler har varit en utmaning för Hsuan när det gäller att spåra kommunikation och meddelanden från en mängd olika kanaler.

Hsuan och teamet använder projekttavlor, uppgifter och underuppgifter för att följa upp marknadsföringskampanjer och kommunikationsförfrågningar. Transparens i uppgifterna gör det enkelt för Hsuan att spåra uppgiftsslutförande och övervaka alla mediekanaler. 

Asana har varit en sådan välsignelse! Jag kan arbeta mycket snabbare.  Varje gång jag ser en ny funktion kollar jag omedelbart hur den kan optimera min arbetsprocess ytterligare.

Hsuan Chou, marknadsföringsspecialist på iCHEF 

Öppna upp för nya marknader 

Teamet på iCHEF ser fram emot att kontinuerligt lansera produkter och funktioner som hjälper deras kunder att förbättra sin verksamhet. Företaget planerar att fortsätta expandera och anpassa tjänster till lokala marknader. iCHEF kommer att fortsätta använda Asana för att driva sina arbetsflöden och teamet ser fram emot att skapa ännu mer effektivitet inom verksamheten.