De vindpinade sanddynerna och Atlantkusten vid The Ocean Course på Kiawah Island Golf Resort är ett golfparadis för både spelare och åskådare. Det är ingen slump att PGA of America har valt den spektakulära platsen i South Carolina för sitt 103:e PGA-mästerskap 2021.

Teamen på plats, vanligtvis bestående av sex till åtta personer, övervakar marknadsföring, PR, verksamhet, biljettförsäljning och volontärverksamhet. De får stöd av mästerskapsavdelningen på huvudkontoret som består av 30 personer, inklusive ett teknikteam som hanterar och bygger digitala lösningar såsom registreringsplattformar. Kyler Rose är marknadsföringschef för det 103:e mästerskapet, och han är involverad i den dagliga evenemangsplaneringen samt biljettregistrering och -försäljning, som börjar 16 månader före ett mästerskap.

Det är en krävande och tvärfunktionell uppgift som kräver ett nära samarbete mellan ett antal team. Organisationen är dock utspridd över hela landet – och mästerskapets teknikteam kan arbeta med upp till åtta evenemang samtidigt, alla i olika planeringsstadier, vilket gör det svårt att effektivt kommunicera och samarbeta med team på plats som Kylers.

Tidigare förlitade sig teamen på e-post, kalkylark och gammaldags telefonsamtal för att hantera dessa komplexa processer, men det var långt ifrån idealiskt och gav upphov till flera viktiga problem:

• Kommunikationssvårigheter skapade en klyfta mellan teknikteamet och teamet på plats.

• Bristen på öppenhet i planeringsfasen hindrade samarbetet – utan fullständiga insikter skapade teknikteamet ibland kortsiktiga lösningar i stället för långsiktiga lösningar.

• Historisk kunskap gick förlorad när någon lämnade organisationen, helt enkelt för att andra inte kunde komma åt den på ett enkelt sätt efteråt.

Denna frånkoppling är en bekant historia. Enligt index för Arbetets anatomi förstår endast 46 % av kunskapsarbetarna hur deras arbete bidrar till organisationens mål och uppdrag. Kyler behövde en arbetshanteringsplattform som samlade kommunikationen på ett ställe.

Vi hade ingen pålitlig resurs att hänvisa till och spåra förloppet i ett projekt … Det var lite rörigt.

Kyler Rose, marknadsföringschef, 103:e PGA Championship, The Ocean Course på Kiawah Island Golf Resort

Att välja rätt verktyg för att förena ett team

I synnerhet behövde Kylers team ett verktyg som kunde hjälpa dem att hantera ombyggnaden av en ny ärendelösning när de fasade ut sitt äldre system. Men de behövde det också i ett bredare perspektiv för att förbättra samarbetet. Bättre asynkron kommunikation skulle föra dem närmare teknikteamet på huvudkontoret och förbättra transparensen för ledningen – och den extra klarheten skulle leda till ansvarstagande på alla avdelningar.

Lyckligtvis genomgick PGA of America en digital omvandling, och teknikteamet hade redan börjat använda Asana för att spåra sina teknikprojekt. De presenterade det för Kyler, som omedelbart tyckte att det var enkelt att använda. Han gillade särskilt att de kunde bocka av uppgifter för att gå vidare, och eftersom vissa teamkollegor redan var bekanta med Asana från tidigare roller kom de snabbt igång.

En av de bästa sakerna med Asana är att det skapar ansvarstagande. Chefer får insyn i vad alla arbetar med när som helst.

Tydligare kommunikation och närmare samarbete med Asana

Kylers team hanterar nu många projekt i Asana och kan ha ett mycket närmare samarbete med andra team på huvudkontoret. När de till exempel byggde om sin biljettplattform skapade de ett enda Asana-projekt med uppgifter grupperade i avsnitt som representerade varje område i utvecklingsprocessen. Business-teamet kunde enkelt förmedla sina behov till teknikerna, och eftersom allt fanns på ett och samma ställe kunde alla se var de befann sig i projektet.

Eftersom teamen nu är närmare varandra än någonsin har teamet på plats, i stället för att skicka förfrågningar och information via en teknisk teamchef, direkta relationer med enskilda ingenjörer – allt via Asana. Faktum är att allt tvärfunktionellt samarbete är smidigare. Kyler kan till exempel enkelt tilldela uppgifter till kollegor på andra avdelningar, hålla dem ansvariga och föra projekten framåt.

Utan Asana hade kommunikationen mellan våra olika avdelningar inte varit lika bra. Jag har möjlighet att interagera direkt med teknikerna och på så sätt etablera varaktiga arbetsrelationer, ett samarbete som har visat sig vara väldigt värdefullt.

Asanas förmåga att lägga till uppgifter i flera projekt hjälper till att minska dubbelarbete, eftersom en uppdatering på bara en plats – uppgiften – automatiskt återspeglas i alla associerade projekt. Teamet på plats får också uppdateringar om uppgifter med hjälp av Asana för Slack-integreringen, och om en förfrågan dyker upp i Slack kan de snabbt skapa en ny uppgift för den direkt från meddelandet, så att inget glöms bort. Slack-integreringen hjälper dem också att dela Asana med andra som för närvarande inte använder verktyget.

Enkelt uttryckt hjälper Asana Kylers team att hålla sig i fas med sina uppgifter och få saker gjorda i tid. I stark kontrast till deras tidigare arbetssätt ger Asana ledarskapet en heltäckande översikt över arbete och framsteg, vilket ökar förtroendet och ansvarstagandet över hela linjen.

Asana är en panel för alla större projekt och ger oss en snabb överblick över var vi befinner oss. Tidigare skulle vi ha behövt gå tillbaka och titta på en e-posttråd – om vi ens hade något.

På väg in i framtiden

Medan Kyler och hans team planerar för det 103:e PGA-mästerskapet fortsätter PGA of America att utöka sin användning av Asana och använder det för att hantera fler projekt och förbättra samarbetet mellan sina team.

De kommer att använda Asana för att implementera en ny kontantlös betalningsmiljö vid framtida mästerskap – en viktig innovation under covid-19-pandemin – så att de kan välkomna golfentusiaster tillbaka till sina evenemang i världsklass när det anses säkert.

Med vinden som sveper över sanddynerna och Asana i golfväskan kan PGA of America se fram emot att på ett ansvarsfullt sätt bjuda in spelare och åskådare tillbaka till sina mästerskap – och driva sina framtida projekt rakt nerför fairwayen.

Det har varit roligt att se fler människor börja använda Asana inom organisationen. Jag ser fram emot att fortsätta att bygga ut det och hoppas att det kommer att påverka alla olika delar av PGAs Business.