Jayati Shah-Thiel var ansvarig för att leda Quadient-marknadsföringens övergång till den agila metoden och implementera de verktyg som behövdes för att möjliggöra omvandlingen. ”Quadient har en komplex struktur”, förklarade Jayati. ”Det är en matrisorganisation med lösningsgrupper samt globala och regionala team. Ibland kunde det orsaka friktion eftersom vi arbetade på olika sätt och rapporterade inom en olikartad struktur.”  Som index för Arbetets anatomi visar kan människor som arbetar inom dessa komplexa strukturer lägga 58 % av sin tid på att ”jobba om jobb”.

Jayati kommenterade omvandlingsprojektet: ”Vi ville skapa enhet mellan regionerna och lösningar för att driva prestandan som säkerställer att vi förblir relevanta på marknaden. Vi behövde hålla våra team i världsklass fokuserade på specifika leveranser, så att de var bekväma med Business-tempot och de krav som ställs på dem.”

Tekniken möjliggör omvandlingen

Quadients Agile-omvandling krävde en gemensam insats. ”Vi började med att skapa ett projektteam som samlade människor för att representera de olika funktionerna. Och att involvera personer som har varit med tillräckligt länge för att verkligen förstå vår Business och hur den fungerar”, sa Jayati. ”Tillsammans behövde vi komma fram till en metod för hur vi skulle implementera Agile på rätt sätt för vår Business.”

Omvandlingen började med ett kravdokument som angav Business funktionella och tekniska behov. Till slut valde teamet ut tre arbetshanteringslösningar. ”Vårt programvaruutvecklingsteam använder redan Jira, så vi ville utvärdera om det kunde uppfylla våra krav på en agil verksamhet”, förklarade Jayati. ”Vi hade också erfarenhet av ett annat arbetshanteringsverktyg och ville se Asana i praktiken.

”Trots att Asana var okänt i början är det i slutändan dess gränssnitt som är den stora skillnaden – det är så enkelt att använda att vem som helst kan prova verktyget och lista ut hur det fungerar .”

”Asana och Agile kompletterar varandra”

Från innehåll till kreativt arbete, från efterfrågegenerering till e-handelsportaler, kampanjer och mycket mer – nästan alla Quadients marknadsföringsteam runt om i världen använder Asana. ”Vi bestämde oss för att anpassa våra arbetssätt och Asana har operationaliserat vår Agile-omvandling”, säger Jayati. 

Ökad prestanda och effektivitet

Quadients marknadsföringsverksamhet är smidig, teamen arbetar i sprintar och leveranser sker ofta. Enligt index för Arbetets anatomi kan man spara 257 timmar per år genom att förbättra processer.

”Som en del av vår Agile-metod uppskattar vi omfattningen av en uppgift med hjälp av t-shirtstorlekar – som liten, medelstor och stor. I Asana har vi ställt in regler för att automatiskt återspegla den här storleken när vi tilldelar uppgiftens vikt”, säger Jayati. ”Formulär är en annan funktion som hela teamet gillar eftersom den samlar förfrågningar på ett ställe för granskning – vi använder till och med iframes för att göra det möjligt för personer som inte har åtkomst till Asana att skicka förfrågningar.”

Fokus på flexibilitet och samarbete

Alla marknadsföringsteam har bättre insyn i allt pågående arbete. Det gör att kommunikationen kan flöda naturligt på global nivå, i stället för att människor måste skicka separata uppdateringar, vilket index för Arbetets anatomi visar kan distrahera och ”överväldiga” en tredjedel av arbetstagarna.

”Asanas integrering med Jira gjorde det möjligt för oss att introducera programvaruutvecklingsteamet och de som arbetar nära dem – inklusive webb- och portalteam – eftersom de kan fortsätta att samarbeta på samma sätt som tidigare”, säger Jayati. ”Asanas gränssnitt innehåller också tydliga paneler som gör det enkelt att skapa rapporter. Med tiden har vi uppmuntrat team att ändra standardrapporterna som vi skapade utifrån deras arbetsflöde.”

Ägnat mer tid åt strategi

I en tid då index för Arbetets anatomi visar en trend mot mindre tid som läggs på strategi – 9 % 2022 jämfört med 14 % 2021 – har Quadient använt Agile för att minska behovet av att "jobba om jobb". Möten används nu för att fatta specifika beslut eller leverera specifika resultat.

”Med undantag för vår årliga användarkonferens återspeglar våra projekt våra dagliga uppgifter, så de är utformade som Kanban-tavlor. Det hjälper oss att hantera arbetsbelastningen och dela framgångsrika idéer för förbättringar mellan olika team och regioner”, säger Jayati. ”Synlighet är nyckeln i Agile och Asana har hjälpt oss att övervinna all tvekan i Business när det gäller att vara så öppna. Utan full transparens kan vårt team inte dra full nytta av funktioner i verktyget – som multi-homing, som länkar uppgifter över flera projekttavlor.” 

Enhet. Stabilitet. Effektivitet.

Asana har framgångsrikt skapat enhet inom Quadients marknadsföring och gjort det möjligt för dem att leda vägen i införandet av Agil-metodiken. Det har skapat en stabil arbetsmiljö som gör det möjligt för funktionen att leva efter EPICs företagsvärderingar varje dag. Och redan nu får anslutna funktioner, som webb- och portalteamen, insikt i de fördelar de kan uppleva när de tar till sig nya, moderna arbetssätt.