För att säkerställa att alla dessa evenemang blir framgångsrika och i linje med företagets varumärke samarbetar Dawn Jensen, chef för global programmarknadsföring, och Sydney Leopold, chef för globala evenemang, för att skapa allt från evenemangsregistreringssidor till mässmonterdesign och presenter till deltagarna – och allt däremellan.

Företagsmarknadsföringsteamet organiserar över 1 000 evenemang varje år, från stora mässor till webbinarier för att generera efterfrågan. Med Asana har vi minskat vår leverans-SLA för evenemangsförfrågningar med 70 %.

Dawn Jensen, chef för global programmarknadsföring

Att skapa alla marknadsförings- och designresurser som behövs för dessa evenemang är ingen liten uppgift – företagsmarknadsföringsteamet hanterar över 22 000 förfrågningar per år. Och att försöka hålla reda på alla dessa evenemangsförfrågningar via e-post fungerade inte. Ingen kunde se hur arbetet utvecklades, nya förfrågningar glömdes bort och det var svårt att säkerställa varumärkeskonsekvens och kvalitet över evenemang och regioner – ett av teamets huvudansvar.

Hitta rätt verktyg för att skala och effektivisera arbetet

När Dawn började på Sophos utvärderade företagsmarknadsföringsteamet redan arbetshanteringslösningar. De letade efter en lösning som var intuitiv, enkel att använda och flexibel så att de kunde hantera allt från broschyruppdateringar till komplexa arbetsflöden för sina försäljningsmöten och partnerkonferenser.

Sophos valde Asana eftersom det passade bäst för teamets behov och arbetsflöden. Asana är flexibelt och enkelt att anpassa när de växer, teamkollegor kan se arbetet i flera vyer för olika sammanhang och teamet gillade det intuitiva och kraftfulla användargränssnittet.

Utföra över 1 600 förfrågningar per kvartal

I samarbete med Asanas användarframgångsteam utvecklade Dawn konventioner så att alla följde samma process för att skicka in, sortera och utföra förfrågningar. Detta gjorde det möjligt för företagsmarknadsföringsteamet att standardisera sina arbetsflöden så att viktiga steg inte missades.

Med Asana kunde vi slutföra 6 400 design- och webbrelaterade evenemangsförfrågningar 2018, en kapacitetsökning på 50 % samtidigt som vi bara ökade antalet anställda med 5 %.

Dawn Jensen, chef för global programmarknadsföring

När företagsmarknadsföringsteamet väl hanterade sitt arbete i Asana kunde de ge uppdateringar i realtid till sina teamkollegor inom fältmarknadsföring. ”Jag visade evenemangschefen deras förfrågan i Asana, och de kunde se alla kommentarer, kronologin över vad som hände och när, vem som designade den, vem som granskade den – allt”, sa Dawn. ”Och deras reaktion var vanligtvis: 'Herregud, det här är fantastiskt. Hur får jag åtkomst till det här?'” Detta sparade Dawns team hundratals timmar som de normalt skulle ha lagt på att ta fram rapporter, ta emot telefonsamtal, svara på e-post och delta i statusuppdateringsmöten.

Bättre process, bättre samordning, bättre evenemang

Dawn och hennes team har nu ett projekt för ”Inkorg för förfrågningar” som hanteras 16 timmar om dagen, sex dagar i veckan (av teamkollegor utspridda över tre tidszoner), så att inga evenemangsförfrågningar glöms bort. Med allt arbete centraliserat i Asana kan alla se vad teamet arbetar med, statusen för varje enskild förfrågan och när den kommer att slutföras.

Nu när företagsmarknadsföringsteamet och deras tvärfunktionella partner hanterar sitt evenemangsarbete i Asana kan de stödja fler evenemang, säkerställa varumärkeskonsekvens och erbjuda en engagerande upplevelse för partner och kunder i de 119 länder de betjänar.