Tea har alltid dussintals stora projekt på gång samtidigt med många intressenter. Företagets IT-avdelning, som leds av informationschefen Andrea Cobelli, ansvarar för att skapa och underhålla de system som behövs för att stödja dessa projekt. Hans avdelning med 17 personer ansvarar för applikations- och systemutveckling, underhåll, integrering mellan applikationer och IT-projekthantering.

Avdelningen stod inför flera utmaningar. Med brist på centraliserade informationssystem och ett överdrivet beroende av e-post och kalkylblad hade de svårt att hantera mänskliga och ekonomiska resurser.

Vi förlitade oss på e-postmeddelanden, manuella filöverföringar och alldeles för många kalkylark. Det var svårt att hitta det vi behövde. Det var svårt för folk att hålla sig till ämnet i e-postkedjor, vilket innebar att vi hade ännu mindre synlighet och att saker ofta missades eller glömdes bort.

Alessandro Lupi, personalchef, IT-applikationskontoret, Tea s.p.a.

Avdelningen behövde en lösning på sitt resurshanteringsproblem. Teammedlemmarna arbetade rutinmässigt långa dagar men uppnådde aldrig riktigt de resultat som krävdes. Dessutom identifierade Alessandro flera andra utmaningar:

• Brist på ansvarstagande ledde till förseningar och uteblivna möjligheter.

• Brist på synlighet gjorde det svårt att fatta välgrundade beslut.

• Viktig information gick ibland förlorad.

• Kommunikationen med interna och externa intressenter var inte samordnad.

Avdelningen behövde en projekthanteringslösning som kunde hjälpa dem att effektivisera verksamheten, förbättra effektiviteten och kommunicera effektivt med intressenterna – och tiden var en kritisk faktor.

Hitta rätt arbetshanteringslösning

Bland de största utmaningarna för den moderna arbetskraften är den ökande mängden "jobb om jobb". Detta inkluderar uppgifter som kommunikation och uppföljning, sökande efter information, växling mellan verktyg, hantering av prioriteringar och spårning av arbetets status. Index för Arbetets anatomi fann att dessa samordningsuppgifter tar upp cirka 60 % av en genomsnittlig kunskapsarbetares tid, medan endast 26 % av deras tid ägnas åt de uppgifter som de anställdes för att slutföra.

För Tea påverkade ineffektivitet som denna teamens förmåga att uppfylla sina mål. Detta var en av de viktigaste drivkrafterna bakom valet av Asana som företagets nya arbetshanteringsverktyg. För att minimera ineffektivitet behövde it-avdelningen på Tea en lösning som uppfyllde fem viktiga kriterier:

1. Ersätta olika äldre system och processer.

2. Göra det möjligt för avdelningen att utveckla och upprätthålla dynamiska processer och kapaciteter.

3. Tillhandahålla tidsvisualiseringsverktyg (särskilt Gantt-diagram) för att stödja projekthanteringen.

4. Förbättra tid- och resurshanteringen i hela avdelningen och projektportföljen.

5. Förbättra samarbetet mellan teammedlemmar och interna och externa intressenter.

Utöver dessa behov hade Alessandro två huvudsakliga drivkrafter för att utvärdera potentiella lösningar: kostnad och implementeringstid. Den idealiska lösningen skulle uppfylla vart och ett av avdelningens fem väsentliga kriterier, samtidigt som den skulle hålla sig inom budgeten och stödja en snabb leveranstid.

Projektteamet gjorde en greenfield-utvärdering och letade brett efter den perfekta lösningen. Efter att ha granskat några av de bästa verktygen på marknaden blev de imponerade av Asanas snabba svar på deras frågor och började utvärdera verktyget mer ingående. 

Luisa, som är medlem i it-avdelningen, hade använt Asana i en tidigare organisation. Efter att ha sett hur det gick till i praktiken märkte hon hur enkelt det hade varit för teamen att börja använda Asana. Det hjälpte dem att arbeta på de sätt de föredrog och samtidigt dra fördel av en betydande effektivitetsökning. Kort sagt drev det projekten framåt i stället för att hålla dem tillbaka som de äldre statiska systemen hade gjort. Luisa förklarar:

Jag hade använt Asana tidigare på ett föregående företag och jag hade sett hur smidigt det gör det möjligt att driva projekt. Människor är mycket mer involverade i projekt eftersom de får påminnelser om vad de behöver göra. Det är så enkelt att använda, och man behöver inte komma ihåg varenda detalj. När du väl börjar använda Asana vill du använda det mer.

Luisa Fiorini,  projektledare för SAP, Tea s.p.a.

Implementering och främjande av Asana-användning

Projektteamet påbörjade lanseringen av Asana i liten skala. It-avdelningen satte igång först och började med applikationsutvecklingsteamet. De implementerade Asana för att se hur det kunde utformas för att komplettera och förbättra befintliga arbetsflöden och processer, som var beroende av en kombination av e-post och statiska kalkylark.

Efter en framgångsrik implementering införde projektteamet Asana på hela IT-avdelningen. Därifrån utvecklade projektteamet en fasplan för att lansera Asana i resten av verksamheten, först till alla interna avdelningar och team, därefter till leverantörer och slutligen till alla externa affärspartner.

Det var enkelt för oss att utforma våra utbildningssessioner eftersom Asana är så intuitivt. Alla förstod det enkelt, och implementeringen bland andra team gick mycket smidigt.

Alessandro Lupi, personalchef, IT-applikationskontoret, Tea s.p.a.

Alessandro lyfter fram flexibilitet som en stor fördel och påpekar att skapandet av projekt som stöder flera olika arbetssätt har gjort Asana enkelt för team att snabbt börja använda. Lösningens hierarkiska struktur gör det enkelt att organisera team, projekt och uppgifter samtidigt som det möjliggör enkelt tvärsamarbete mellan interna och externa intressenter.

Så här använder Tea Asana för att öka projekthastigheten och effektiviteten

Tea har sett en extremt hög grad av användning bland tidiga Asana-användare. Alla som har börjat använda Asana – internt och externt – tycker om att arbeta med Asana och uppskattar hur det gör att projekten fungerar smidigare. Projektteamet använder Asana för att definiera, planera och strukturera projekt, vilket leder till betydande förbättringar i projekteffektiviteten, bland annat:

• Minskad tid för att besvara projektförfrågningar med 1 timme.

• Accelerera projektgenomförandet med 30 %.

Asana hjälper också Tea att förbättra tvärfunktionellt samarbete genom att tillhandahålla en snabb och enkel kommunikationskanal mellan interna och externa intressenter. Genom att förbättra insamling, spridning och synlighet av information hjälper Asana Tea att säkerställa ett konsekvent genomförande i alla projekt och ger enskilda användare möjlighet att hantera sin arbetsbelastning mer effektivt.

Genom att låta Asana meddela personer när något behöver göras har vi ändrat vårt perspektiv på hur vi kan driva projekt. I stället för att vi behöver utlösa viktiga åtgärder inom ett projekt, utlöser Asana oss nu. Vi kan vara mycket mer proaktiva i stället för att hela tiden reagera på saker.

Alessandro Lupi, personalchef, IT-applikationskontoret, Tea s.p.a.

Dessa samarbets- och effektivitetsfördelar är kulmen på Teas starka användaradoption och användning av Asanas individuella funktioner, integreringar och verktyg. Asana har gjort det möjligt för Tea att:

• Spara tid och undvika oavsiktlig dataförlust genom att överföra information till Asana direkt från e-postmeddelanden med Gmail-tillägget.

• Säkerställa enhetlighet och eliminera tidskrävande kommunikation fram och tillbaka genom att använda formulär och anpassade fält för att standardisera skapandet av projekt och uppgifter.

• Effektivisera uppgifter och arbetsflöden genom att använda Asana-funktionen Regler för att automatiskt tilldela uppgifter till teammedlemmar, flytta uppgifter mellan projekt och göra det möjligt för projekt att interagera.

• Skapa anpassade rapporter och paneler för att spåra KPI:er och ge chefer och ledare omedelbar överblick över organisationens stora antal projekt och portföljer.

• Visualisera mätvärden för projektens och programmens lönsamhet och identifiera vilka avdelningar som riskerar att missa målen och vilka som behöver en taktisk analys

• Mät leverantörers KPI och SLA för att rapportera om förlopp

Att förverkliga "hårda" fördelar i den verkliga världen

Nyligen tog IT-teamet på Tea på sig ett stort utvecklingsprojekt för att hjälpa företaget att följa den italienska lagstiftningen om vattenkvalitet. De behövde bygga upp strukturen för insamling och övervakning av information om vattenkvalitet och organisera informationen så att den enkelt kunde analyseras och extraheras för att uppfylla efterlevnadskraven.

Omkring 50 personer är inblandade, och 15 viktiga intressenter från Tea och dess externa leverantör är registrerade i Asana. Teamet arbetar för närvarande med fas två i projektet som består av tre faser och har redan dragit nytta av lösningen.

Projektteamet noterade Asanas roll i att förbättra kommunikationen mellan interna och externa intressenter. I synnerhet gör kombinationen av formulär och anpassade fält det enkelt att säkerställa att all nödvändig information samlas in och görs tillgänglig för relevanta intressenter.

Genom denna och andra nyckelfunktioner har Asana gjort det möjligt för Tea att accelerera projektgenomförandet med otroliga 30 % och leverera en högre kvalitet på projektledningen än tidigare manuella system.

Asana skapar synlighet för oss och våra leverantörer, men förbättrar även kvaliteten på insamling av information och projekthantering. Användarvänligheten är fantastisk, men vi är inte bara intresserade av mätvärden. Asana har hjälpt oss att genomföra effektivare och mer ändamålsenliga projekt.

Andrea Manganaro, IT-projektledare, Tea s.p.a.

Vad är nästa steg för Tea?

Hittills har teamet introducerat Asana för personer som är involverade i specifika projekt. Efter att ha sett värdet som Asana tillför tvärfunktionellt samarbete, samordning och synlighet kommer de nu att fokusera på att lansera lösningen i hela organisationen.

Från och med nu kommer teamet att börja registrera användare från andra delar av verksamheten, oavsett om de är involverade i IT-projekt eller inte. Alessandro och hans team är övertygade om att Asana kan hjälpa team i hela företaget att uppnå många av samma fördelar som it-avdelningen redan har.