Jayati Shah-Thiel 負責領導 Quadient 行銷部門轉換為敏捷管理法，並實施實現轉型所需的工具。 Jayati 解釋道：「Quadient 的架構很複雜。 「這是一個矩陣式組織，有解決方案群組以及全球和區域團隊。 有時這可能會造成摩擦，因為我們以不同的方式工作，並在不同的架構中進行匯報。」  正如工作剖析索引所指出的，當人們在這些複雜的架構中運作時，他們可能會花費 58% 的時間在「工作附帶事務」上。

Jayati 在評論轉型專案時表示：「我們希望在各個地區和解決方案之間實現一致性，以推動績效，確保我們在市場上保持相關性。 我們需要讓我們世界一流的團隊專注於特定的交付項目，這樣他們就能適應業務的步調以及對其提出的要求。」

科技是轉型的推動力

Quadient 的敏捷式轉型需要大量的協作投入量。 Jayati 表示：「我們首先建立了一個專案團隊，將人們聚集在一起，代表不同的職能部門。 同時還讓在公司待了足夠長時間，真正瞭解我們的業務及其運作方式的人員參與其中。」Jayati 表示。 「我們需要共同想出一套方法，瞭解如何以正確的方式為我們的業務實施敏捷法。」

轉型始於一份要求文件，其中列出了業務的功能和技術需求。 最終，團隊將三個工作管理解決方案列入候選名單。 Jayati 解釋道：「我們的軟體開發團隊已經在使用 Jira，因此我們希望評估它是否能滿足我們對敏捷 Business 版的要求。」 「我們也有使用另一個工作管理工具的經驗，並且想瞭解 Asana 的實際運作。

「儘管 Asana 一開始是一個未知的實體，但最終其最大的與眾不同之處在於其使用者介面，它非常易於使用，任何人都可以試用這個工具並把它搞懂。」

「Asana 和敏捷是相輔相成的」

從內容到創意、從需求生成到電子商務入口網站、行銷活動等，Quadient 在全球範圍內幾乎所有的行銷團隊都使用 Asana。 Jayati 表示：「我們著手調整工作方式，而 Asana 使我們的敏捷轉型得以實施。」 

績效和效率更高

Quadient 的行銷營運精簡，團隊在衝刺中工作，且交付頻繁。 根據工作剖析索引，改進流程每年可節省 257 小時。

「作為我們敏捷法的一部分，我們使用 T 恤尺寸法來估算任務的規模，例如小、中、大。 在 Asana 中，我們設定了規則，以便在分配任務權重時自動反映此大小。」Jayati 表示。 「表單是整個團隊都喜歡的另一項功能，因為它在一處位置擷取請求，因此更易於審查。我們甚至使用 iframe，讓沒有 Asana 存取權限的人員也能提交請求。」

專注於靈活性和協作

所有行銷團隊都能更清楚地瞭解所有進行中的工作。 這使得溝通能夠在全球範圍內自然進行，而不需要人們分別傳送更新，工作剖析索引顯示，這種做法可能會分散注意力，並使三分之一的工作者感到「不堪重負」。

Jayati 表示：「Asana 與 Jira 的整合讓我們能夠引導軟體開發團隊以及與他們密切合作的人員 (包括網頁和入口網站團隊) 上線使用，因為他們可以繼續以與以前相同的方式進行協作。 「Asana 的介面還包含清晰的儀表板，使建立報告變得簡單。 隨著時間推移，我們鼓勵團隊根據其工作流程修改我們建立的標準報告。」

將更多時間投入於策略

在工作剖析索引顯示花費在策略上的時間減少的趨勢之際 (2022 年為 9%，而 2021 年為 14% - Quadient 使用 Agile 來減少「工作附帶事務」的需求。 現在，會議僅用於做出特定決策或實現特定結果。

「除了我們的年度使用者會議外，我們的專案反映了我們的日常任務，因此設定得像工作流程看板一樣。 這有助於我們管理工作負荷，並在團隊和地區之間分享成功的改進構想。」Jayati 表示。 「可視度是敏捷法的關鍵，Asana 版協助我們克服了 Business 版對於如此開放的任何猶豫。 如果沒有完全的透明度，我們的團隊就無法充分利用工具中的功能，例如跨專案歸屬，這可將任務連結至多個專案看板。」 

一致性。 穩定性。 效率。

Asana 已成功讓 Quadient 行銷團隊團結一致，並使他們能夠在採用敏捷法方面處於領先地位。 它建立了穩定的工作環境，使該職能部門每天都能實踐 EPIC 公司的價值觀。 而且，像網頁和入口網站團隊這樣的相關職能部門，已經開始了解採用新的現代化工作方式可能帶來的好處。