在任何時間點，Tea 都有數十個大型專案同時進行，且有許多專案關係人。 公司的 IT 部門由首席資訊長 Andrea Cobelli 領導，負責建立和維護支持這些專案所需的系統。 他的部門有 17 名員工，負責應用程式和系統開發、維護、應用程式之間的整合以及 IT 專案管理。

部門面臨多項挑戰。 由於缺乏集中式資訊系統，且過度依賴電子郵件和試算表，他們在管理人力和財務資源方面遇到困難。

我們仰賴電子郵件、手動檔案傳輸和過多的試算表。 我們很難找到所需資訊。 人們發現很難在電子郵件串中緊扣主題，這意味著我們的可視度更低，而且經常會錯過或忘記事情。

Tea s.p.a. IT 應用程式辦公室辦公室主任 Alessandro Lupi

該部門需要一個解決方案來解決其資源管理問題。 團隊成員經常長時間工作，但從未完全達到所需的結果。 除此之外，Alessandro 還發現了其他幾項挑戰：

• 缺乏當責導致延遲和錯失機會。

• 缺乏可視度，導致難以做出明智的決策。

• 重要資訊有時會遺失。

• 與內部及外部專案關係人的溝通並不協調。

該部門需要一個專案管理解決方案，以協助其簡化營運、提高效率，並與專案關係人進行有效溝通，而時間是一個關鍵因素。

找到對的工作管理解決方案

現代勞動力面臨的最大挑戰之一是「工作附帶事務」的數量不斷增加。 這包括溝通和後續追蹤、搜尋資訊、在工具之間切換、管理優先事項以及追蹤工作狀態等任務。 工作剖析索引發現，這些協調任務消耗了一般資訊工作者約 60% 的時間，而他們僅有 26% 的時間花費在受僱來完成的任務上。

對 Tea 而言，這類效率低下的情況影響了團隊達成目標的能力。 這是選擇 Asana 作為公司新工作管理工具的主要原因之一。 為了最大限度地減少效率低下，Tea 的 IT 部門需要一種符合五個基本條件的解決方案：

1. 取代不同的舊系統和流程。

2. 使部門能夠開發並維護動態流程和功能。

3. 提供時間可視化工具 (尤其是甘特圖) 以支援專案管理。

4. 改善整個部門和專案集的時間與資源管理。

5. 改善團隊成員與內部及外部專案關係人之間的協作。

除了這些需求之外，Alessandro 在評估潛在解決方案時還有兩個主要驅動因素：成本和部署時間。 理想的解決方案應該能滿足部門的五個基本條件，同時符合預算，並支持快速交付的時間表。

專案團隊採用全新的方法進行評估，廣泛尋找理想的解決方案。 在審視市場上的一些熱門工具後，他們對 Asana 對其疑問的快速回應印象深刻，並開始對該工具進行更深入的評估。 

IT 部門的成員 Luisa 曾在之前的組織中使用過 Asana。 在瞭解實際運作後，她注意到團隊發現 Asana 非常容易採用。 Asana 支援他們以自己偏好的方式工作，同時顯著提高效率，從中獲益良多。 簡而言之，它推動專案向前邁進，而不是像傳統的靜態系統那樣阻礙專案。 Luisa 解釋：

我之前在上一家公司使用過 Asana，也看過 Asana 如何讓專案順利進行。 人們更積極地參與專案，因為他們會收到觸發和提醒，知道自己需要做什麼。 它非常易於使用，而且不需要人們記住每一個詳細資料。 一旦開始使用 Asana，您就會想更頻繁地使用它。

Tea s.p.a. SAP 專案經理 Luisa Fiorini

實施並推動 Asana 的採用

專案團隊開始小規模推出 Asana。 IT 部門首先啟動，從應用程式開發團隊開始。 他們實施了 Asana，以便查看如何對其進行調整，從而補充並改善現有的工作流程和流程，這些流程依賴於電子郵件和靜態試算表的組合。

成功實施後，專案團隊將 Asana 推廣到整個 IT 部門。 從那時起，專案團隊制定了一個分階段計劃，將 Asana 推廣到 Business 版的其他部門，首先是所有內部部門和團隊，然後是供應商，最後是所有外部業務夥伴。

由於 Asana 如此直覺，因此我們很容易就能設計培訓課程。 每個人都能輕鬆理解，其他團隊的採用也非常順利。

Tea s.p.a. IT 應用程式辦公室辦公室主任 Alessandro Lupi

Alessandro 強調彈性是一大優勢，並指出建立專案以支援多種工作風格，使團隊能夠輕鬆採用 Asana 並快速使用。 該解決方案的層次結構使團隊、專案和任務的組織變得簡單，同時使內部和外部專案關係人之間的跨職能協作變得輕鬆。

Tea 如何利用 Asana 提高專案速度和效率

Tea 在早期 Asana 使用者中獲得了極高的採用率。 所有已上手的人 (無論是內部還是外部) 都喜歡使用 Asana，並欣賞 Asana 如何讓專案更順利地進行。 專案團隊使用 Asana 定義、規劃和組織專案，從而大幅提高專案效率，其中包括：

• 將回應專案請求的時間縮短 1 小時。

• 將專案實施速度提升了 30%。

Asana 還協助 Tea 改善跨職能協作，為內部和外部專案關係人之間的溝通提供快速、簡單的管道。 透過改善資訊收集、傳播和可視度，Asana 協助 Tea 確保所有專案的一致執行，並使個別使用者能夠更有效地管理其工作負荷。

透過讓 Asana 在需要完成工作時通知人員，我們對於如何執行專案的看法有所改變。 現在不再是我們必須在專案中觸發重要操作，而是 Asana 觸發我們。 我們可以更加主動，而不必一直被動應對。

Tea s.p.a. IT 應用程式辦公室辦公室主任 Alessandro Lupi

這些協作和效率上的好處是 Tea 使用者大力採用和使用 Asana 的個別功能、整合和工具的結果。 Asana 讓 Tea 能夠：

• 使用 Gmail 外掛程式，從電子郵件直接將資訊傳輸至 Asana，從而節省時間並避免意外資料遺失。

• 使用表單和自訂欄位將專案和任務的建立標準化，從而確保一致性，並消除耗時的來回溝通。

• 使用 Asana 的規則功能，自動將任務指派給團隊成員、在專案之間移動任務，並使專案能夠互動，從而簡化任務和工作流程。

• 建立自訂報告和儀表板，以便追蹤 KPI，並讓經理和領導者即時掌握整個組織的各種專案和專案集。

• 將專案和計劃獲利能力的指標可視化，確定哪些部門存在風險，哪些部門需要戰術分析

• 衡量供應商的 KPI 和 SLA，以便報告進度

在真實世界中實現「硬性」效益

最近，Tea 的 IT 團隊承擔了一個大型開發專案，以幫助公司持續符合義大利水質法規的合規性。 他們需要建立水質資料收集和監控的結構，並整理資料，以便輕鬆分析和擷取，從而滿足合規要求。

大約有 50 人參與其中，Tea 及其外部供應商的 15 位關鍵專案關係人已註冊 Asana。 團隊目前正在進行三階段專案的第二階段，且已從解決方案中受益。

專案團隊注意到 Asana 在改善內部和外部專案關係人之間溝通方面的作用。 具體而言，表單和自訂欄位的組合可輕鬆確保收集所有必要資訊，並提供給相關專案關係人。

透過此功能和其他關鍵功能，Asana 讓 Tea 將專案實施速度提升了驚人的 30% ，並提供比先前手動系統更高品質的專案管理。

Asana 為我們和我們的供應商帶來了可視度，同時也提升了資料收集與專案管理的品質。 它擁有出色的易用性，但我們關注的指標不僅於此。 Asana 協助我們實現了更有效、更高效率的專案執行。

Tea s.p.a. IT 專案經理 Andrea Manganaro

Tea 的下一步是什麼？

到目前為止，團隊已將 Asana 推廣給參與特定專案的個人。 在看到 Asana 為跨職能協作、一致性和可視度帶來的價值後，他們現在將專注於將解決方案推廣到整個組織。

團隊將立即開始招募來自 Business 版其他領域的使用者，無論他們是否參與 IT 專案。 Alessandro 和他的團隊堅信，Asana 可以幫助整個企業的團隊實現 IT 部門已經享有的許多相同好處。