Asana 如何運用工作管理來推動數位藍圖規劃

數位藍圖規劃不僅僅是建立專案的待辦清單，更關乎做出明智的選擇，以取得實際成果。 要制定一份清楚且優先順序妥當的藍圖，就必須與專案關係人保持一致、設定清楚的優先順序，並做出艱難的權衡取捨。Asana 數位部門主管 Dani Spires 對這項挑戰了如指掌。 

「作為一個數位團隊，我們必須支援不斷變化的業務需求，同時也要推動技術方面的行動計劃。 藍圖規劃有助於我們找到最佳平衡。」她說。

為了達成此目標，Dani 的團隊會定期重新評估其優先事項，並整合來自整個組織的回饋意見，以確保其藍圖與策略目標保持一致。 這並不容易，尤其是在與多個專案關係人合作時。 此時，Asana 便可發揮作用。

Asana 簡化藍圖計劃的四種方式

如果執行得當，數位藍圖規劃可以幫助團隊排定最具影響力的專案優先順序，為成長奠定基礎，並讓每個人都專注於重要的事務。 正如 Dani 所說，主要目標是「弄清楚團隊的優先事項，並確定我們如何分配能力，以便在保持對其他計劃專注的同時，提升影響力。」

為了實現這一目標，團隊需要一個集中式空間，用於查看潛在專案、就策略取得一致共識、做出決策並追蹤進度，同時又能順暢地進行協作。

以下是 Asana 協助 Dani 的團隊完成工作的方式。

集中管理藍圖工作，提高可視度

建立數位藍圖的最大挑戰之一，是在整個流程中讓跨職能合作夥伴隨時掌握最新資訊。 根據 Dani 的說法，數位團隊的專案關係人名單「又長又廣」，涉及許多具有不同優先順序和職責的人員，他們都需要參與其中，才能做出準確的決策。 這也意味著，要讓每個人都能掌握最新資訊是一項挑戰。

為了解決這個問題，Dani 的團隊仰賴 Asana 的專案功能，建立了一個主藍圖專案，其中包含該會計年度的所有數位計劃。 在藍圖規劃流程開始時，專案關係人和團隊會將他們提議的專案以 Asana 任務的形式新增到主藍圖中，讓每個人都能看到這些專案，並有機會提出意見。 

例如，假設 SEO 團隊計劃在第一季度更新 Asana.com 上的四個支柱頁面。 為了實現他們的目標，他們需要數位團隊的支援，以重新設計頁面版面配置、上傳新的內容，並將更新內容推播到線上。 在初始藍圖制定流程中，SEO 專案經理會在數位藍圖中新增一個與 SEO 專案相對應的任務，例如「第一季度主要頁面更新」。 接下來，數位團隊會直接在藍圖中檢視該任務，並根據提供的資訊決定是否要推進該專案。

Dani 表示：「透過在一處位置建立集中式計劃，我們能夠讓所有合作夥伴在這個流程中獲得可視度，並發表意見。」

做出以資料為依據的資源配置決策

Dani 的團隊建立了數位藍圖專案後，下一步就是決定最終應該選擇哪些專案。

但這不僅僅是選擇要做的工作。 由於涉及如此眾多專案關係人，請求可能很快就會使藍圖超出工作量。 正如 Dani 所指出的那樣，在優先處理對業務至關重要的計劃 (例如能夠帶來銷售商機或促進銷售管道發展的專案) 與支持長期成長所需的策略性技術工作之間，存在著微妙的平衡。

為了做出這些決策，Dani 的團隊仰賴 Asana 的自訂欄位。 每當提出請求的人將一個擬議專案新增至藍圖時，他們都會使用自訂欄位來標記該任務，這些自訂欄位旨在幫助團隊瞭解該專案在整體規劃中的位置，並決定是否應該接手該專案。 這些自訂欄位包括：

• 交付季度：工作需要在何時完成的預定交付季度。

• 承諾：專案是否已獲得承諾，以及承諾的程度。

• 優先順序：任務或專案的優先順序等級。 

• 直接負責團隊：將負責該專案的數位團隊。

• 投入量：從 1 到 5 的數值估計，表示專案的複雜程度。

在新增專案並加上標籤後，數位團隊會評估其工作負荷，並決定如何將能力分配給不同類型的專案，例如策略計劃、技術維護和專案關係人支援。 透過快速查看自訂欄位，數位支柱主管可以輕鬆掌握每個專案的優先順序、所需投入量和潛在影響力，從而更輕鬆地確定藍圖的最終版本。

Dani 表示：「我們的自訂欄位讓我們能夠進行與工作量相關的具體對話。」 「我們可以向專案關係人展示已提出的要求、已承諾的工作，以及所需的投入量，然後以這些資訊作為權衡對話的基礎。」

這些自訂欄位還能幫助 Dani 的團隊瞭解每個專案如何與 Asana 的核心目標保持一致。 透過為任務加上標籤，註明其所對應的高層級公司目標，團隊便能確信他們所推進的工作有助於實現策略目標。

Dani 表示：「有了 Asana，一切都能連結起來。」 「我們可以清楚地看到我們的優先事項如何與行銷目標相對應，最終又如何與核心業務目標相對應。」

跨團隊連結工作內容

雖然數位藍圖是數位團隊專案的主要事實來源，但它並非唯一正在進行的專案。 不同的團隊會根據多個相互重疊的藍圖進行工作，例如行銷、產品開發或客戶體驗團隊。 這種重疊很容易導致重複的投入量和資源浪費。

為了避免這種情況，Dani 的團隊使用 Asana 的跨專案歸屬功能，使一個任務可以存在於多個專案中。 例如，SEO 團隊的第一季度支柱頁面專案可以同時發佈到 SEO 藍圖、內容行銷藍圖和網頁開發衝刺看板中，確保所有人保持一致，並避免任務重複。

Dani 表示：「數位藍圖規模龐大，涵蓋眾多職能部門，因此任務很容易被遺漏。」 「跨專案歸屬讓我們的核心合作夥伴能夠將一個數位專案納入他們的藍圖中。 這樣一來，我們就能將所有事項連結起來，而毋須重複作業。」

藉助即時報告功能，確保工作進展順利

在確定藍圖並開始工作後，Dani 的團隊會使用 Asana 的報告儀表板來追蹤進度。 儀表板提供專案狀態的高階檢視，協助團隊快速解決問題並預防瓶頸。

 Dani 表示：「我們使用儀表板功能來掌握進度，了解在實現公司目標方面的進展情況。」 「每個人都能輕鬆瞭解哪些工作最為優先、哪些工作遇到阻礙，以及哪些工作的工作量過大。」

在每個季度結束時，數位團隊會重新審視他們的藍圖，並根據任何新的業務優先事項進行調整。 如果有需要轉移重點的變更，團隊會在季度討論會上進行討論，並決定要推進哪些專案。 接著，他們會與專案關係人分享更新後的藍圖，確保所有人都能就變更保持一致。

即使季度結束，團隊的工作仍會繼續。 他們使用儀表板指標來確定成功之處和挑戰所在，並將這些經驗教訓應用於未來的規劃中。

Dani 表示：「透過追蹤藍圖的開始和結束日期，我們可以看到在設定的時間範圍內，有多少專案已經規劃好並已完成。」 接著，我們可以利用這些資料，清楚掌握我們的年度進展情況。」 

讓您的數位藍圖進展順利

妥善管理的數位藍圖不見得很複雜。 藉助 Asana，您的團隊可以就優先事項取得一致共識、簡化跨職能協作，並做出以資料為基礎的決策，以支持組織的策略目標，為取得有意義的成果奠定基礎。