Cómo Asana usa la gestión del trabajo para impulsar la planificación de hojas de ruta digitales

La hoja de ruta digital no se trata solo de crear una Lista de pendientes de proyectos; se trata de tomar decisiones inteligentes que generen resultados reales. Para contar con una hoja de ruta clara y bien priorizada, es necesario coordinarse con las partes interesadas, establecer prioridades claras y tomar decisiones difíciles. Dani Spires, directora del área Digital en Asana, conoce este desafío a la perfección. 

“Como Equipo digital, debemos respaldar las necesidades cambiantes de la organización y, al mismo tiempo, impulsar las iniciativas técnicas. La planificación de la hoja de ruta nos ayuda a encontrar el equilibrio adecuado”, afirma.

Para lograrlo, el Equipo de Dani reevalúa periódicamente sus prioridades e incorpora los comentarios de toda la organización para mantener su hoja de ruta alineada con los objetivos estratégicos. No es fácil, sobre todo cuando se trabaja con múltiples partes interesadas. Aquí es donde Asana entra en acción.

Cuatro maneras en que Asana simplifica la planificación de hojas de ruta

Cuando se hace correctamente, la creación de hojas de ruta digitales ayuda a los Equipos a priorizar los proyectos de mayor impacto, sentando las bases para el crecimiento y manteniendo a todos enfocados en lo que realmente importa. Como señala Dani, el objetivo principal es “identificar las prioridades del Equipo y determinar cómo podemos distribuir la capacidad productiva para generar un gran impacto sin dejar de centrarnos en otras iniciativas”.

Para lograrlo, los Equipos necesitan un espacio centralizado donde puedan ver los posibles proyectos, alinearse con la estrategia, tomar decisiones y dar seguimiento al progreso, todo ello mientras colaboran sin problemas.

A continuación, te mostramos cómo Asana ayuda al Equipo de Dani a lograrlo.

Centralizar el trabajo de la hoja de ruta para aumentar la visibilidad

Uno de los mayores desafíos a la hora de crear una hoja de ruta digital es mantener informados a los colaboradores interdisciplinarios durante todo el proceso. Según Dani, la lista de partes interesadas del Equipo digital es “larga y amplia”, e incluye a muchas personas con diferentes prioridades y responsabilidades que deben participar para tomar decisiones acertadas. Eso significa que mantener a todos informados es un desafío.

Para resolver esto, el Equipo de Dani utiliza la función de proyectos de Asana para crear un proyecto de hoja de ruta maestra que reúne todas las iniciativas digitales del año fiscal. Al comienzo del proceso de elaboración de la hoja de ruta, las partes interesadas y los Equipos agregan sus proyectos propuestos a la hoja de ruta maestra como tareas de Asana, lo que permite que todos tengan visibilidad y la oportunidad de expresar su opinión. 

Por ejemplo, supongamos que el Equipo de SEO planea actualizar cuatro páginas pilar en Asana.com durante el primer trimestre. Para lograr su objetivo, necesitarán apoyo del equipo digital para renovar el diseño de las páginas, cargar contenido nuevo y publicar las actualizaciones. Durante el proceso inicial de creación de la hoja de ruta, el jefe de proyecto de SEO agrega a la hoja de ruta digital una tarea que corresponde al proyecto de SEO, como “Actualizaciones de las páginas pilar para el primer trimestre”. A continuación, el Equipo digital revisa la tarea directamente en la hoja de ruta y utiliza la información proporcionada para decidir si debe avanzar o no con el proyecto.

“Al crear un plan centralizado en un solo lugar, podemos brindar a todos nuestros socios visibilidad y voz en el proceso”, afirma Dani.

Tomar decisiones de asignación de recursos basadas en los datos

Una vez que el Equipo de Dani ha creado su proyecto de hoja de ruta digital, el paso siguiente es decidir qué proyectos deben quedar seleccionados.

Pero no solamente se trata de elegir el trabajo que se va a realizar. Con tantas partes interesadas involucradas, las solicitudes pueden hacer que la hoja de ruta supere rápidamente la capacidad productiva. Como señala Dani, existe un delicado equilibrio entre priorizar las iniciativas críticas para el negocio, como los proyectos que generan clientes potenciales o impulsan el proceso de ventas, y el trabajo técnico estratégico necesario para respaldar el crecimiento a largo plazo.

Para tomar estas decisiones, el Equipo de Dani utiliza los campos personalizados de Asana. Cada vez que un solicitante agrega un proyecto propuesto a la hoja de ruta, etiqueta la tarea con campos personalizados diseñados para ayudar al Equipo a ver cómo encaja el proyecto en el panorama general y a decidir si deben asumirlo o no. Estos campos personalizados incluyen:

• Trimestre de entrega: el trimestre de entrega previsto en el que se debe finalizar el trabajo.

• Compromiso: Si se ha asumido un compromiso con el proyecto y el nivel de dicho compromiso.

• Prioridad: El nivel de prioridad de la tarea o el proyecto. 

• Equipo directamente responsable: qué Equipo de desarrollo digital será responsable del proyecto.

• Esfuerzo: Una estimación numérica del 1 al 5 que indica el nivel de complejidad del proyecto.

Una vez que se agregan y etiquetan los proyectos, el Equipo digital evalúa su carga laboral y decide cómo distribuir la capacidad entre los distintos tipos de proyectos, como las iniciativas estratégicas, el mantenimiento técnico y el apoyo a las partes interesadas. Con un vistazo rápido a los campos personalizados, los líderes de los pilares digitales pueden alinearse fácilmente con respecto a la prioridad, el esfuerzo necesario y el impacto potencial de cada proyecto, lo que facilita la finalización de la hoja de ruta.

“Nuestros campos personalizados nos permiten mantener conversaciones concretas sobre la capacidad productiva”, afirma Dani. “Podemos mostrar a las partes interesadas lo que se ha solicitado, a qué se han comprometido y el nivel de esfuerzo necesario, y luego utilizar esa información como base para las conversaciones sobre compensaciones”.

Estos campos personalizados también ayudan al Equipo de Dani a ver de qué manera cada proyecto se alinea con los objetivos principales de Asana. Al etiquetar las tareas con el objetivo general de la empresa al que contribuyen, el Equipo puede estar seguro de que el trabajo que realiza contribuye a los objetivos estratégicos.

“Con Asana, todo está vinculado”, afirma Dani. “Podemos ver con claridad cómo nuestras prioridades se relacionan con los objetivos de marketing y, en última instancia, con los principales objetivos de negocio.”

Conexión del trabajo entre distintos Equipos

Si bien la hoja de ruta digital es la principal fuente de referencias para los proyectos del Equipo de desarrollo digital, no es el único proyecto en juego. Diferentes Equipos trabajan a partir de múltiples hojas de ruta que se superponen, como las de marketing, desarrollo de productos o experiencia del cliente. Esta superposición puede generar fácilmente esfuerzos duplicados y un desperdicio de recursos.

Para evitarlo, el Equipo de Dani utiliza la función de Asana de alojamiento de tareas en varios proyectos, que permite que una tarea se incluya en varios proyectos a la vez. Por ejemplo, el proyecto de la página principal del primer trimestre del Equipo de optimización para buscadores se puede incluir simultáneamente en la hoja de ruta de optimización para buscadores, en la hoja de ruta de marketing de contenido y en el Tablero de sprints de desarrollo web, lo que permite mantener a todos alineados y evitar la duplicación de tareas.

“La hoja de ruta digital es tan extensa y abarca tantas áreas que es fácil que las tareas se pierdan”, afirma Dani. “El alojamiento de tareas en varios proyectos permite a nuestros socios principales tomar un proyecto digital e incluirlo en su hoja de ruta. De esta manera, podemos mantener todo conectado sin duplicar el trabajo”.

Mantener el trabajo al día con informes en tiempo real

Una vez que la hoja de ruta está definida y comienza el trabajo, el Equipo de Dani utiliza el Panel de informes de Asana para dar seguimiento al progreso. El Panel ofrece una vista general del estado del proyecto, lo que ayuda al Equipo a abordar rápidamente los problemas y a evitar cuellos de botella.

 “Usamos la función Panel para estar al tanto de nuestro progreso: en qué punto nos encontramos en relación con el cumplimiento de los objetivos de la empresa”, explica Dani. “Todos pueden ver fácilmente qué tiene la máxima prioridad, qué está bloqueado y qué supera la capacidad productiva.”

Al final de cada trimestre, el Equipo digital revisa su hoja de ruta y la adapta a las nuevas prioridades comerciales. Si hay cambios que requieren un cambio de enfoque, se analizan durante las negociaciones trimestrales, en las que el Equipo decide con qué proyectos avanzar. Posteriormente, la hoja de ruta actualizada se comparte con las partes interesadas para mantener a todos alineados con respecto a los cambios.

Incluso después de que finaliza un trimestre, el trabajo del Equipo continúa. Utilizan las métricas del Panel para identificar los éxitos y los desafíos, y aplican estos aprendizajes a la planificación futura.

“Al hacer un seguimiento de las fechas de inicio y finalización de nuestra hoja de ruta, podemos ver cuántos proyectos se planificaron y finalizaron dentro del plazo establecido”, afirma Dani. “Luego, podemos utilizar esos datos para obtener una visión clara de nuestro progreso año tras año”. 

Mantén tu hoja de ruta digital bajo control

Una hoja de ruta digital bien gestionada no tiene por qué ser complicada. Con Asana, tu Equipo puede alinearse con respecto a las prioridades, optimizar la colaboración interdisciplinaria y tomar decisiones basadas en los datos que respalden los objetivos estratégicos de tu organización, sentando las bases para obtener resultados significativos.