Cómo hacer un análisis de brechas para alcanzar tus objetivos de negocio

Pongamos un ejemplo: tu equipo está por comenzar la planificación estratégica del próximo año, pero no sabe por dónde empezar. ¿Qué podrías hacer?

Si no sabes cómo comenzar, prueba con un análisis de brechas. Este documento te ayuda a identificar cómo pasar de tu estado actual a tu estado ideal, es decir, tu objetivo final.

¿Qué es un análisis de brechas?

Un análisis de brechas (también llamado análisis gap o análisis de necesidades) compara el desempeño real de una empresa con el desempeño deseado. La «brecha» es el espacio entre donde se encuentra tu negocio hoy y donde te gustaría que estuviera.

En la práctica, el análisis gap de una empresa revela qué recursos o procesos faltan para alcanzar los objetivos marcados.

Un análisis de brechas puede ayudar a tu empresa a:

• Generar posibles estrategias. Los equipos pueden diseñar planes de acción concretos para lograr sus objetivos.

• Identificar los puntos débiles. Si los resultados no fueron los esperados, el análisis ayuda a identificar la causa de las brechas de desempeño.

• Medir los recursos actuales. Al cierre del año, revela cómo se desempeñó la empresa y cómo se asignaron los recursos para usarlos mejor.

Cuándo realizar un análisis de brechas

Un análisis de brechas es una herramienta útil de gestión de proyectos. Te permite identificar cómo llegar del punto A al punto B.

Puedes usarlo en cualquier momento, pero lo aprovecharás más si lo aplicas a un proyecto o a una iniciativa concretos. A continuación, tienes algunos escenarios que te ayudarán a reunir el contexto necesario para mejorar el desempeño.

Durante la planificación estratégica

Si tu equipo quiere crear un plan estratégico para hacer crecer la empresa, empezar con un análisis de brechas ofrece un buen punto de partida. Este método aporta orientación basada en datos reales sobre lo que el equipo necesita para llegar a su objetivo. Así cuenta con una base sólida para crear un plan que mejore el negocio.

Cuando encuentras problemas de desempeño

Si tu equipo rinde por debajo de lo esperado, un análisis de brechas identifica las deficiencias de su situación actual. Una vez que conoces la causa de la brecha, el equipo puede mejorar los procesos sin interrumpir la producción.

Por ejemplo, un gerente de proyectos de una línea de montaje nota que la producción no cumple las expectativas. Tras un análisis de brechas, descubre que la causa es una máquina concreta. Como el problema tiene solución, el equipo puede compensar las unidades que no se produjeron.

Xero, una plataforma de contabilidad en la nube, usa Asana para conectar el trabajo diario con sus OKR. Antes seguía sus objetivos en hojas de cálculo estáticas; hoy tiene visibilidad global del progreso.

Información adicional para las partes interesadas

Si tu equipo reúne información comercial para inversores u otros fines, un análisis de brechas resulta muy útil, ya que aporta más detalle que las simples cifras. Si a la gerencia le preocupa un bajo desempeño, el análisis ofrece un plan claro para cerrar la brecha.

Los cuatro pasos para crear un análisis de brechas

Crear un análisis de brechas es más sencillo de lo que parece. Sigue este proceso de cuatro pasos con tu equipo.

1. Define tus objetivos de negocios

Para comparar el desempeño actual con el deseado, primero define el estado ideal de tu empresa a futuro. Empieza por fijar objetivos medibles con cualquier método de establecimiento de objetivos. Puedes usar la metodología de objetivos y resultados clave (OKR) o los Indicadores clave de rendimiento (KPI).

Asegúrate de que tus objetivos sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada. Estos objetivos definen cómo medirás el desempeño y el estado que quieres alcanzar.

2. Evalúa el desempeño actual de la empresa

Usa los objetivos del paso anterior para evaluar el desempeño actual de la empresa. Si tienes datos históricos o análisis previos, inclúyelos como referencia para tu comparación.

Este es también un buen momento para revisar tus procesos actuales. Si mejorar los procesos forma parte de tu estrategia, observa su estado actual. Así identificas qué metodología para mejorar procesos conviene aplicar para llegar al estado deseado.

3. Analiza la brecha

Recuerda que la «brecha» es la diferencia entre la situación actual de tu negocio y la que deseas alcanzar. Ahora piensa en las tácticas y estrategias que tu equipo necesita para cerrarla.

Luego confirma que los objetivos sean realmente alcanzables y no queden fuera del alcance del equipo. No fijes metas tan ambiciosas que parezcan imposibles. Comprueba también que el equipo pueda lograrlas en el plazo previsto.

Durante este paso, reúnete con las partes interesadas para intercambiar ideas sobre la planificación estratégica.

Veamos un ejemplo de análisis gap. Una tienda online quiere aumentar sus ventas trimestrales, pero su tasa de conversión está estancada.

El equipo compara el objetivo (una tasa del 4 %) con el dato actual (una tasa del 2,5 %). La brecha es de 1,5 puntos porcentuales.

A partir de ahí, define acciones concretas: mejorar las fichas de producto y agilizar el proceso de pago.

4. Elabora un informe detallado

Cuando tengas claros tus datos y objetivos, crea un plan de acción que explique cómo cerrará la brecha tu equipo. Incluye datos cuantitativos, como las referencias del paso dos, y cualitativos, como los procesos actuales.

Herramientas comunes para el análisis de brechas

Además de estos cuatro pasos, puedes apoyarte en algunos marcos habituales para tu planificación. A continuación tienes los más comunes.

Análisis FODA

Un análisis FODA es una técnica de gestión de proyectos que identifica fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de una empresa. Normalmente se completa visualizando cada sección en una matriz de 2x2.

Una vez completada la matriz, el equipo genera ideas sobre cada cuadrante para detectar las brechas que puedan surgir.

Modelo de las 7S de McKinsey

El modelo de las 7S de McKinsey, desarrollado por Robert H. Waterman y Tom Peters, se usa a menudo para el análisis de negocios. Parte de la idea de que una empresa necesita siete elementos que se alinean y se refuerzan entre sí. Si uno falla, puede afectar a todo el negocio.

Las siete S de este modelo son:

• Estructura. Cómo se organiza la empresa y se distribuyen las responsabilidades.

• Estrategia. El plan para lograr una ventaja competitiva sostenible.

• Sistemas. Los procesos y procedimientos diarios que sostienen el trabajo.

• Habilidades. Las capacidades y competencias del personal.

• Estilo. La forma de liderar y de tomar decisiones.

• Personal. Las personas del equipo y cómo se gestionan.

• Valores compartidos. Los principios y valores compartidos que guían la cultura y el comportamiento.

Para usar este modelo, analiza la relación entre cada una de las siete S.

Modelo de congruencia de Nadler y Tushman

El modelo de congruencia de Nadler y Tushman identifica la causa de origen de los problemas de desempeño. Lo desarrollaron los teóricos organizacionales David A. Nadler y Michael L. Tushman a principios de la década de 1980.

Parte de la idea de que una empresa tiene cuatro elementos principales, y cada uno de ellos tiene una relación única con los demás. Esos cuatro elementos son:

• Trabajo. Las tareas diarias y los procesos que realiza el equipo.

• Personas. Los miembros del equipo, incluido cada líder de equipo, y sus capacidades.

• Estructura organizativa. Cómo se organiza el trabajo y cómo se delega el trabajo.

• Cultura. Los valores, las normas de grupo y la forma de trabajar.

Para aplicarlo, examina la relación entre cada par de elementos:

• Trabajo y personas. ¿El equipo tiene las capacidades que exige el trabajo?

• Trabajo y estructura. ¿La organización del trabajo se ajusta a las tareas?

• Trabajo y cultura. ¿La cultura favorece la forma en que se hace el trabajo?

• Personas y estructura. ¿La estructura se adapta a las personas del equipo?

• Personas y cultura. ¿Las personas encajan con la cultura de la empresa?

• Cultura y estructura. ¿La cultura corporativa respalda la estructura organizativa?

Análisis de brechas vs. análisis FODA: ¿cuál usar?

Ambos marcos ayudan a la planificación, pero responden a preguntas distintas. Esta tabla resume cuándo conviene cada uno.

Elabora un análisis de brechas con una herramienta de gestión del trabajo

Los análisis de brechas son más eficaces cuando se comparten con las partes interesadas de forma clara y organizada. Una herramienta de gestión del trabajo como Asana ayuda a tu equipo a centralizar la información y coordinar las comunicaciones.

Con Asana puedes documentar cada brecha, asignar responsables y fijar plazos en un mismo lugar. Puedes empezar con la plantilla de análisis de brechas y vincular los resultados a la gestión de objetivos para que todo el equipo mantenga la misma visión del progreso.

Además, la IA de Asana, incluidos los AI Teammates (Compañeros de IA), ayuda a tu equipo a hacer seguimiento de los objetivos y los OKR. Estos compañeros de IA pueden resumir el estado del trabajo y sugerir los próximos pasos. De esta forma, conviertes el análisis en acciones concretas sin dedicar tiempo a tareas manuales.

Preguntas frecuentes sobre el análisis de brechas

Convierte las brechas en objetivos alcanzables

Un análisis de brechas te da una imagen clara de dónde estás y dónde quieres llegar. Con objetivos medibles, un plan de acción y la herramienta adecuada, tu equipo puede cerrar cada brecha con confianza. Empieza hoy y convierte el análisis en resultados.