Vincitore del Work Innovation Award, 2025

La D.C. United ha vinto il Best in Class Work Innovation Award di Asana (regione AMER) per aver trasformato il modo in cui il lavoro viene svolto in ogni aspetto delle operazioni del club. Sostituendo le checklist cartacee e le conversazioni email frammentate con flussi di lavoro standardizzati e automatizzati, il club ha ridefinito la collaborazione in un settore analogico. Il risultato: centinaia di giornate lavorative risparmiate, enormi risparmi di tempo su base annua e una significativa riduzione delle riunioni ricorrenti. Dall'esecuzione della giornata della partita all'adempimento delle sponsorizzazioni, ogni reparto ora lavora da un sistema condiviso, accelerando la consegna, aumentando il coinvolgimento e creando un'organizzazione più agile e allineata.

Asana ha trasformato il modo in cui operiamo e collaboriamo in tutti i reparti del D.C. United e dell'Audi Field. Abbiamo riscontrato un nuovo livello di coordinamento interno, trasparenza e responsabilità, che ha migliorato direttamente i nostri livelli di produttività e la collaborazione interfunzionale tra le unità aziendali del club.

Drew Bentley, Senior Vice President, Business Operations & Strategy, D.C. United

Asana per la pianificazione di eventi

Esecuzione impeccabile il giorno della partita, senza caos dell'ultimo minuto

Le operazioni del giorno della partita sono al centro dell’esperienza dei tifosi e della presenza del marchio del D.C. United. Dal personale alle promozioni, dalla biglietteria alle iniziative di coinvolgimento dei tifosi, fino alle attivazioni delle sponsorizzazioni, un'esecuzione impeccabile è fondamentale. Ma prima di Asana, questi impegni si basavano su email disorganizzate e checklist cartacee, aumentando il rischio di dimenticare dettagli e di problemi dell'ultimo minuto.

Per migliorare l'esecuzione del giorno della partita e raggiungere gli obiettivi strategici, la D.C. United ha implementato un sistema unificato e automatizzato su Asana. Ogni dettaglio è ora pianificato in anticipo utilizzando progetti basati su modelli per il programma della giornata e flussi di lavoro automatizzati che segnalano i rischi in anticipo e assicurano che ogni team sia sincronizzato.

I modelli multi-home creano un programma completo

• Ogni partita in casa viene creata a partire da un modello di progetto standardizzato che include attività ripetibili come il programma della giornata, i link ai biglietti, gli eventi speciali e le attivazioni, e le risorse creative.

• All'interno di ogni progetto di partita, viene definito ogni aspetto del giorno della partita, dall'apertura dei cancelli alla pulizia post-partita, con attività assegnate a strutture, analisi, biglietteria, intrattenimento, sicurezza, marketing e servizi per gli ospiti, tra gli altri.

• Ogni progetto relativo a una partita si trova in un portfolio generale, che offre al team visibilità per l'intera stagione e garantisce che nulla venga perso.

• Il multihoming rende visibili le responsabilità sovrapposte a tutti i reparti interessati, riducendo i punti ciechi ed eliminando le sorprese dell'ultimo minuto.

Le automazioni riducono i rischi e velocizzano i tempi di risposta

• Le regole segnalano automaticamente le attività scadute o non completate, attivando notifiche in tempo reale prima che i problemi si aggravino.

• Flussi di lavoro dedicati per esperienze premium, come spettacoli a metà partita o attivazioni VIP, garantiscono che questi momenti di grande visibilità siano monitorati, gestiti ed eseguiti senza errori, con la leadership informata in ogni fase.

Le attivazioni delle sponsorizzazioni sono semplificate e prive di errori

• L'adempimento e le attivazioni delle sponsorizzazioni, fattori critici per le entrate con requisiti complessi, sono gestiti end-to-end su Asana, garantendo che ogni risultato finale venga monitorato e che nulla venga trascurato.

• I partner inviano le richieste di attivazione tramite moduli, che indirizzano automaticamente le attività al team giusto e attivano i flussi di lavoro per le approvazioni.

• I modelli personalizzati guidano ogni attivazione, dalle checklist del giorno della partita al monitoraggio dei partecipanti VIP e alla logistica, garantendo che ogni passaggio venga completato nell'ordine corretto, con notifiche automatiche per ogni passaggio di consegne.

• Le Dashboard in tempo reale offrono ai team delle partnership e agli sponsor visibilità su deliverable, cronologie e ostacoli, consentendo tempi di consegna più rapidi.

• Questo approccio strutturato ha portato a un numero quasi nullo di attivazioni mancate, a un'esecuzione più rapida e alla capacità di gestire un volume maggiore senza aggiungere personale.

L'implementazione di Asana in tutta l'organizzazione ha migliorato la collaborazione durante le iniziative più importanti, come le giornate delle partite, in cui ogni reparto ora può vedere con chiarezza in che modo il proprio lavoro si collega al quadro generale, garantendo un'esperienza di prim'ordine per i tifosi.

Hairat Babalola, Senior Director, Business Operations & Strategy, D.C. United

Asana per le richieste di lavoro e la ricezione

Trasformare le richieste ad hoc in azioni strutturate

Man mano che la D.C. United cresceva, aumentavano anche il volume e l'urgenza delle richieste in entrata tra i team. Dalla progettazione grafica alle campagne email, dai post sui social media al supporto per gli eventi, il lavoro veniva spesso richiesto separatamente, con poco contesto o visibilità. Senza un processo di ricezione standardizzato, i team dovevano fare i conti con duplicazioni, ritardi e mancate consegne.

Oggi Asana è alla base di un sistema di richiesta semplificato in ogni reparto. I moduli standardizzati garantiscono chiarezza fin dall'inizio, mentre i flussi di lavoro automatizzati per la classificazione e le approvazioni indirizzano rapidamente il lavoro ai team giusti. I team di marketing, partnership e coinvolgimento della community gestiscono anche i calendari delle campagne e dei contenuti direttamente su Asana, semplificando l'allineamento sulle priorità per eventi ad alta visibilità e promozioni una tantum.

I moduli garantiscono chiarezza fin dall'inizio

• I moduli specifici per reparto acquisiscono in anticipo il contesto essenziale, riducendo gli scambi di comunicazioni e consentendo una consegna più rapida.

• I moduli compilati generano automaticamente attività e inviano notifiche ai team giusti, garantendo che nessuna richiesta venga trascurata.

• Le campagne legate a iniziative a livello di organizzazione, come gli eventi di match su larga scala, vengono pianificate su Asana con piena visibilità tra i reparti.

• Con le dashboard, ogni reparto può vedere come il proprio lavoro contribuisce a iniziative del marchio più ampie, migliorando il coordinamento e la responsabilità.

Un esempio lampante di come Asana ha trasformato la nostra organizzazione è il modo in cui abbiamo semplificato il nostro processo di richiesta di marketing. In precedenza, attività come la progettazione grafica, le campagne email e i post sui social media venivano richieste separatamente, il che spesso richiedeva più follow-up a causa di responsabilità poco chiare. Con Asana, centralizziamo queste richieste in un unico flusso di lavoro che tagga automaticamente tutte le parti interessate, creando visibilità e riducendo significativamente i tempi di consegna.

Gabby Wells, Senior Director, strategia aziendale e analisi, D.C. United

Conclusione

Creare un piano d'azione per un successo scalabile

La D.C. United non si limita a gestire le operazioni con Asana, ma le ridefinisce. Man mano che l'adozione si diffonde in tutti i reparti, la squadra immagina un futuro in cui i portfolio e i framework strategici aiutano ad allineare il lavoro individuale agli obiettivi aziendali, offrendo a ogni dipendente una direzione più chiara, visibilità in tempo reale e un maggiore senso di responsabilità. Continuando a incrementare l'utilizzo di Asana, la D.C. United sta ponendo le basi per un'organizzazione più agile, allineata e responsabile, pronta a vincere in campo e in tutta l'azienda.

In definitiva, Asana non ha solo migliorato il nostro prodotto finale, ma ci ha anche aiutato a capire meglio cosa facciamo, perché lo facciamo e cosa possiamo ottenere insieme quando siamo allineati.

Gabby Wells, Senior Director, strategia aziendale e analisi, D.C. United