Asana geeft leidinggevend leiderschap inzicht in de routekaart en prestaties van onze organisatie op één plek.

Saverio Ferme, Senior Vice President, Global Service Operations

Hoe Asana Coupa helpt slimmer te werken

De organisatie laten zien wat mogelijk is met een PMO en Asana

Tegenwoordig worden aankomende en lopende Value Services-initiatieven bijgehouden in Asana, waardoor klanten hun bedrijfsdoelen kunnen bereiken, van de implementatie van Coupa tot de adoptie en daarna. Projecten omvatten het implementeren van nieuwe tools zoals een CMS, een leermanagementsysteem en een klantcommunicatieplatform voor accountmanagers.           

Nu kunnen Value Services-teams project- en programmamanagementondersteuning aanvragen bij de PMO via een end-to-end-systeem in Asana dat projecten van aanvraag via roadmap naar levering brengt.

Gestandaardiseerde aanvragen voor een betere prioritering

Gestroomlijnde werkintake helpt teams sneller te werken

Vóór Asana was er geen gestandaardiseerd proces voor het bijhouden en beheren van initiatieven in de hele Value Services-organisatie. De organisatie had een formeel intakeproces nodig om hen te helpen aanvragen op een afgestemde en objectieve manier te organiseren en te prioriteren.

Om ervoor te zorgen dat de PMO een aanvraag voor ondersteuning in overweging neemt, moet een Value Services-team nu hun initiatief indienen via een Asana-formulier dat het project door een prioriteitsscoresysteem leidt. Dit systeem heeft een snellere en objectievere besluitvorming over de toewijzing van middelen mogelijk gemaakt. Het Asana-formulier helpt het PMO-team ook om vooraf belangrijke informatie over een project te verzamelen, zodat ze sneller aan de slag kunnen. 

Naadloze projectprioritering

• Het team verzamelt alle informatie die ze nodig hebben om aanvragen te starten met een Asana-intakeformulier, waarvoor details nodig zijn zoals de bedrijfsuse-case, uitvoerende sponsors, betrokken teams, timing en of technische ondersteuning vereist is. 

• Het formulier vraagt indieners ook om het initiatief in kaart te brengen voor ten minste één van de drie organisatiedoelen, zodat nieuw werk is afgestemd op de prioriteiten van het bedrijf.

• Het PMO-team gebruikt formulierantwoorden om een algemeen prioriteitsnummer te maken dat helpt om het initiatief ten opzichte van andere te rangschikken.

• Wanneer een formulier wordt ingediend, wordt een bijbehorende taak gemaakt die op een Projectintake-bord in Asana terechtkomt, waar het PMO-team het verzoek en de prioriteitsrangschikking ervan beoordeelt.

We hebben een grote verschuiving gemaakt in de manier waarop we verzoeken voor PMO afhandelen. We hebben prioriteitsscores opgenomen in ons Asana-intakeformulier. We hebben subjectiviteit uit het prioriteringsproces verwijderd en het werk met de grootste impact gestroomlijnd in onze organisatorische roadmap.

Maya Khalidi, Manager, PMO

Verbeterde afstemming en uitvoering van de routekaart

Verbeterde zichtbaarheid helpt leiders aankomend werk te plannen

De Value Services Roadmap legt al het aankomende en lopende werk vast en houdt het bij, waardoor leiderschap inzicht krijgt in wat er voor de organisatie op stapel staat. In deze fase vóór de start kan het team alle belanghebbenden op één lijn brengen, projectvereisten verzamelen en overeenstemming bereiken over mijlpalen.

Efficiënt maken van een projectroutekaart

Leiders kunnen elk aankomend initiatief zien, weergegeven door een taak in het Value Services Roadmap-project.

• Met aangepaste velden kun je werk gemakkelijk sorteren, filteren en erover rapporteren. Deze velden worden automatisch ingevuld door het oorspronkelijke formulier en omvatten het prioriteitsniveau, de goedkeuringsstatus, het leveringskwartaal en het strategische doel waaraan het is gekoppeld.

• Voor initiatieven die ondersteuning van het PMO-team van Technical Services vereisen, wordt automatisch een Asana-subtaak toegewezen aan het Technical Services-team voor goedkeuring. Dit zorgt voor cross-functional afstemming van roadmap-prioriteiten en zichtbaarheid in beide PMO-organisaties.

• Wanneer het werk begint, zet de PMO de Asana-taak automatisch om in een Asana-project. Dit behoudt de continuïteit door historische informatie uit de oorspronkelijke formulierinzending te bewaren.

De grootste verandering die ik met Asana heb gezien, is dat we niet in silo's werken en dat er veel meer zichtbaarheid is. Iedereen is verschoven van 'wat is het beste voor mijn Team?' naar 'wat is het beste voor het bedrijf?'

Rhonda Cusack, senior-projectmanager, PMO

Gestroomlijnde projectplanning en realtime voortgangsregistratie

Realtime rapportage houdt het werk op schema

De PMO van Coupa had een efficiënte manier nodig om over teams heen te rapporteren over de projectstatus, helderheid te krijgen over wie wat doet en wanneer, en te voorkomen dat werk door de mazen van het net valt.

Dynamisch bijhouden van projecten en voortgang

• Nieuwe projecten worden automatisch toegevoegd aan de 'In-flight'-portfolio van het PMO-team in Asana, die alle actieve projecten in één oogopslag toont. Het is gemakkelijk om hun vervaldatums, status, welke Value Services-teams erbij betrokken zijn en meer te zien.

• Teams kunnen samenwerken en werk bijhouden in het Asana-project, en tweewekelijks worden er diepgaande statusupdates voor elk project geplaatst.

• Het PMO-team heeft een consistent sjabloon gemaakt voor deze updates, inclusief het doel, wat er de afgelopen twee weken is bereikt, blokkades die aandacht nodig hebben en de volgende stappen.

• Voor consistente rapportage van de belangrijkste prestatiestatistieken van de organisatie heeft het team een dashboard gebouwd dat het werk in de hele in-flight-portfolio bijhoudt, zoals het aantal actieve projecten per team, het aantal projecten per statuscategorie en het percentage projecten dat op tijd is geleverd.

• Voltooide projecten worden verplaatst naar een portfolio 'Voltooide projecten' in Asana.

Het gebruik van Asana voor ons projectintake- en prioriteringsproces, ons organisatorische draaiboek en het bijhouden van lopende projecten is baanbrekend geweest. We kunnen projecten snel van aanvraag tot levering brengen en schalen in het tempo van ons Bedrijf.

Maya Khalidi, Manager, PMO

Sinds de oprichting van de PMO met Asana als infrastructuur, wordt geschat dat de Value Services-organisatie van Coupa haar totale tijdwinst van 2020 tot 2023 met +658% heeft verhoogd. De PMO helpt zijn teams te schalen en geeft leidinggevenden inzicht in initiatieven in de hele organisatie, door middel van een geprioriteerde routekaart en gestandaardiseerde voortgangsrapporten. Door processen naar Asana te verplaatsen, is de samenwerking tussen de PMO en de teams waarmee ze samenwerken gestroomlijnd, waardoor ongeveer 135 werkdagen per jaar zijn bespaard die voorheen aan werk werden besteed en nu worden gebruikt om meer impact te genereren. 

De PMO zal de waarde van Asana en projectbeheer blijven demonstreren aan teams in heel Coupa, waardoor ze meer impact kunnen genereren terwijl het bedrijf werkt aan zijn visie om elke uitgegeven bedrijfsdollar effectiever, rechtvaardiger en duurzamer te maken.