Zdobywca nagrody Work Innovation Award, 2025

D.C. United otrzymał nagrodę Asany Best in Class Work Innovation Award (region AMER) za transformację sposobu wykonywania pracy we wszystkich aspektach działalności klubu. Zastępując papierowe listy kontrolne i rozproszone wiadomości e-mail standaryzowanymi, zautomatyzowanymi przepływami pracy, klub na nowo zdefiniował współpracę w branży analogowej. Rezultat: setki zaoszczędzonych dni roboczych, ogromne oszczędności czasu rok do roku i znaczący spadek liczby cyklicznych spotkań. Od realizacji zadań w dniu meczu po realizację zobowiązań sponsorskich – każdy dział działa teraz w oparciu o wspólny system, co przyspiesza realizację, zwiększa zaangażowanie i tworzy bardziej zwinną, spójną organizację.

Asana zmieniła sposób, w jaki działamy i współpracujemy we wszystkich działach w D.C. United i Audi Field. Zaobserwowaliśmy nowy poziom wewnętrznego dostosowania, przejrzystości i odpowiedzialności, co bezpośrednio poprawiło nasz poziom produktywności i międzyfunkcyjnej współpracy między jednostkami biznesowymi klubu.

Drew Bentley, starszy wiceprezes ds. business, operacji i strategii, D.C. United

Asana do planowania wydarzenia

Bezbłędna realizacja w dniu meczu, bez chaosu w ostatniej chwili

Działania w dniu meczowym są podstawą doświadczenia kibiców D.C. United i obecności marki. Od obsady i promocji po sprzedaż biletów, inicjatywy angażujące kibiców i aktywacje sponsorskie – bezbłędna realizacja ma kluczowe znaczenie. Jednak przed wprowadzeniem Asany nakład pracy w tym zakresie polegał na chaotycznych e-mailach i papierowych listach kontrolnych, co zwiększało ryzyko przeoczenia szczegółów i problemów w ostatniej chwili.

Aby usprawnić realizację działań w dniu meczowym i osiągnąć cele strategiczne, D.C. United wdrożyło ujednolicony, zautomatyzowany system w Asanie. Każdy szczegół jest teraz planowany z wyprzedzeniem za pomocą szablonowych projektów z harmonogramem wydarzenia i zautomatyzowanych przepływów pracy, które z wyprzedzeniem sygnalizują ryzyko i zapewniają koordynację działań każdego zespołu.

Szablony z wielokrotnym dodawaniem do projektów tworzą kompletny plan imprezy

• Każdy mecz u siebie jest tworzony na podstawie ustandaryzowanego szablonu projektu, który zawiera powtarzalne zadania, takie jak przebieg imprezy, linki do biletów, wydarzenia specjalne i aktywacje oraz materiały kreatywne.

• W ramach każdego projektu meczowego planowany jest każdy aspekt dnia meczowego – od otwarcia bram po sprzątanie po meczu – a zadania są przypisywane między innymi do obiektów, analiz, sprzedaży biletów, rozrywki, ochrony, marketingu i obsługi gości.

• Każdy projekt meczowy znajduje się w nadrzędnym portfolio, co zapewnia zespołowi widoczność w całym sezonie i gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte.

• Dodawanie zadań do wielu projektów sprawia, że nakładające się obowiązki są widoczne dla wszystkich odpowiednich działów, co ogranicza martwe punkty i eliminuje niespodzianki w ostatniej chwili.

Automatyzacja minimalizuje ryzyko i przyspiesza czas odpowiedzi

• Reguły automatycznie oznaczają zaległe lub nieukończone zadania, uruchamiając powiadomienia w czasie rzeczywistym, zanim dojdzie do eskalacji problemów.

• Dedykowane przepływy pracy dla doświadczeń klasy premium, takich jak pokazy w przerwie lub aktywacje VIP, zapewniają, że te momenty o wysokiej widoczności są śledzone, przypisane do odpowiednich osób i realizowane bezbłędnie, a kierownictwo jest na bieżąco informowane na każdym etapie.

Aktywacje sponsorskie są usprawnione i wolne od błędów

• Realizacja i aktywacje sponsoringu – kluczowe czynniki generujące przychody, które wiążą się ze złożonymi wymaganiami – są zarządzane kompleksowo w Asanie, dzięki czemu każdy produkt końcowy jest monitorowany i nic nie umyka uwadze.

• Partnerzy przesyłają zgłoszenia aktywacji za pomocą formularzy, które automatycznie przekierowują zadania do odpowiedniego zespołu i uruchamiają przepływy pracy związane z zatwierdzeniami.

• Szablony niestandardowe kierują każdą aktywacją, od list kontrolnych na dzień meczu po śledzenie gości VIP i logistykę, zapewniając, że każdy krok jest ukończony we właściwej kolejności, z automatycznymi powiadomieniami przy każdym przekazaniu.

• Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym zapewniają zespołom ds. partnerstw i sponsorom wgląd w produkty końcowe, osie czasu i blokady, umożliwiając szybszą realizację.

• Takie uporządkowane podejście zaowocowało prawie zerową liczbą pominiętych aktywacji, szybszą realizacją i możliwością obsługi zwiększonej liczby zadań bez zwiększania liczby pracowników.

Wdrożenie Asany w całej organizacji poprawiło współpracę podczas ważnych przedsięwzięć, takich jak dni meczowe, kiedy każdy dział ma teraz wgląd w to, jak jego praca łączy się z szerszym kontekstem – co zapewnia najlepsze wrażenia kibicom.

Hairat Babalola, starszy dyrektor ds. operacji biznesowych i strategii, D.C. United

Asana do zleceń roboczych i dodawania nowej pracy

Przekształcanie zleceń ad hoc w ustrukturyzowane działania

Wraz z rozwojem D.C. United rosła liczba i pilność przychodzących zleceń w różnych zespołach. Od projektowania graficznego i kampanii mailingowych po posty w mediach społecznościowych i wsparcie wydarzeń – zlecenia często były składane osobno, z niewielkim kontekstem lub widocznością. Bez ustandaryzowanego procesu przyjmowania próśb i zleceń zespoły borykały się z powielaniem pracy, opóźnieniami i niedostarczaniem produktów końcowych.

Dziś Asana stanowi podstawę usprawnionego systemu przyjmowania zleceń we wszystkich działach. Ustandaryzowane formularze zapewniają przejrzystość od samego początku, a zautomatyzowane przepływy pracy związane z sortowaniem i zatwierdzaniem szybko kierują pracę do odpowiednich zespołów. Zespoły ds. marketingu, partnerstw i zaangażowania społeczności również zarządzają kalendarzami kampanii i treści bezpośrednio w Asanie, co ułatwia koordynację działań w ramach priorytetów dotyczących wydarzeń o wysokiej widoczności i jednorazowych promocji.

Formularze zapewniają przejrzystość od samego początku

• Formularze specyficzne dla danego działu od razu zawierają niezbędny kontekst, co ogranicza wymianę wiadomości i umożliwia szybszą realizację.

• Ukończone formularze automatycznie generują zadania i powiadamiają odpowiednie zespoły, dzięki czemu żadne zlecenie nie zostanie pominięte.

• Kampanie związane z inicjatywami obejmującymi całą organizację – takimi jak wydarzenia związane z meczami na dużą skalę – są planowane w Asanie z pełną widocznością między działami.

• Dzięki pulpitom nawigacyjnym każdy dział może zobaczyć, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji większych inicjatyw marki, co poprawia koordynację i odpowiedzialność.

Jednym z najlepszych przykładów tego, jak Asana zmieniła naszą organizację, jest usprawnienie procesu przesyłania zleceń marketingowych. Wcześniej zadania takie jak projektowanie graficzne, kampanie e-mailowe i posty w mediach społecznościowych były zamawiane osobno, co często wymagało wielokrotnego monitorowania z powodu niejasnej odpowiedzialności. Dzięki Asanie scentralizowaliśmy te zlecenia w jednym przepływie pracy, który automatycznie oznacza wszystkich odpowiednich interesariuszy, zapewniając widoczność i znacznie skracając czas realizacji.

Gabby Wells, starsza dyrektor ds. strategii biznesowej i analityki, D.C. United

Podsumowanie

Tworzenie planu działania dla skalowalnego sukcesu

D.C. United nie tylko prowadzi operacje za pomocą Asany – na nowo je definiuje. W miarę jak wdrażanie Asany pogłębia się we wszystkich działach, klub wyobraża sobie przyszłość, w której portfolio i struktury strategiczne pomagają dostosować pracę poszczególnych osób do celów całej firmy, dając każdemu pracownikowi jaśniejszy kierunek, widoczność w czasie rzeczywistym i większe poczucie odpowiedzialności. Kontynuując skalowanie korzystania z Asany, D.C. United kładzie podwaliny pod bardziej zwinną, zharmonizowaną i odpowiedzialną organizację – gotową do wygrywania na boisku i w całej firmie.

Ostatecznie Asana nie tylko poprawiła jakość naszego końcowego produktu pracy, ale także pomogła nam lepiej zrozumieć, co robimy, dlaczego to robimy i co możemy wspólnie osiągnąć, gdy jesteśmy zgodni.

Gabby Wells, starsza dyrektor ds. strategii biznesowej i analityki, D.C. United