Asana zapewnia kadrze kierowniczej wgląd w mapę drogową i wydajność naszej organizacji w jednym miejscu.

Saverio Ferme, starszy wiceprezes ds. globalnych operacji serwisowych

Jak Asana pomaga Coupa pracować inteligentniej

Pokazywanie organizacji możliwości, jakie daje PMO i Asana

Obecnie w Asanie śledzone są nadchodzące i bieżące inicjatywy Value Services, co pomaga klientom osiągać cele biznesowe, począwszy od wdrożenia Coupa, poprzez adaptację, aż po kolejne etapy. Projekty obejmują wdrażanie nowych narzędzi, takich jak CMS, system zarządzania szkoleniami oraz platforma do komunikacji z klientami dla opiekunów klientów.           

Teraz zespoły Value Services mogą prosić PMO o wsparcie w zarządzaniu projektami i programami za pośrednictwem kompleksowego systemu w Asanie, który prowadzi projekty od zlecenia, przez mapę drogową, aż do realizacji.

Ustandaryzowane zlecenia dla lepszego ustalania priorytetów

Usprawnione przyjmowanie zleceń pomaga zespołom działać szybciej

Zanim zaczęliśmy korzystać z Asany, nie mieliśmy ustandaryzowanego procesu śledzenia i zarządzania inicjatywami w całej organizacji Value Services. Organizacja potrzebowała formalnego procesu przyjmowania zleceń, który pomógłby jej organizować i priorytetyzować zgłoszenia w sposób spójny i obiektywny.

Teraz, aby PMO mogło rozpatrzyć prośbę o wsparcie, zespół Value Services musi przesłać swoją inicjatywę za pośrednictwem formularza w Asanie, który przeprowadza projekt przez system oceny priorytetów. System ten umożliwił szybsze i bardziej obiektywne podejmowanie decyzji dotyczących przydziału zasobów. Formularz Asany pomaga również zespołowi PMO zebrać z wyprzedzeniem ważne informacje o projekcie, dzięki czemu może on szybciej rozpocząć pracę. 

Płynna priorytetyzacja projektów

• Zespół zbiera wszystkie informacje potrzebne do rozpoczęcia realizacji zleceń za pomocą formularza przyjmowania zgłoszeń w Asanie, który wymaga podania szczegółów, takich jak uzasadnienie biznesowe, sponsorzy wykonawczy, zaangażowane zespoły, harmonogram oraz to, czy wymagane jest wsparcie techniczne. 

• Formularz wymaga również od osób przesyłających, aby przypisały inicjatywę do co najmniej jednego z trzech celów organizacyjnych, co zapewnia, że nowa praca jest zgodna z priorytetami biznesowymi.

• Zespół PMO wykorzystuje odpowiedzi z formularzy do utworzenia ogólnego numeru priorytetu, który pomaga uszeregować daną inicjatywę względem innych.

• Po przesłaniu formularza tworzone jest odpowiednie zadanie, które trafia na tablicę „Przyjmowanie projektów” w Asanie, gdzie zespół PMO sprawdza wniosek i jego priorytet.

Dokonaliśmy dużej zmiany w sposobie obsługi zleceń dla PMO. Wprowadziliśmy punktację priorytetów do naszego formularza zgłoszeniowego w Asanie. Usunęliśmy subiektywność z procesu priorytetyzacji i włączyliśmy najważniejsze działania do naszej mapy drogowej organizacji.

Maya Khalidi, menedżer, PMO

Lepsza spójność i realizacja mapy drogowej

Lepsza widoczność pomaga liderom planować nadchodzące zadania

Mapa drogowa Value Services rejestruje i śledzi wszystkie nadchodzące i bieżące prace, dając kierownictwu wgląd w to, co czeka organizację. Na tym etapie poprzedzającym rozpoczęcie projektu zespół może uzgodnić działania ze wszystkimi interesariuszami, zebrać wymagania dotyczące projektu i uzgodnić kamienie milowe.

Efektywne planowanie projektu

Liderzy mogą zobaczyć każde nadchodzące przedsięwzięcie, reprezentowane przez zadanie w projekcie „Mapa drogowa Value Services”.

• Pola niestandardowe ułatwiają sortowanie, filtrowanie i raportowanie pracy. Pola te są automatycznie wypełniane na podstawie oryginalnego formularza i obejmują poziom priorytetu, status zatwierdzenia, kwartał realizacji oraz cel strategiczny, do którego jest przypisane zadanie.

• W przypadku inicjatyw, które wymagają wsparcia ze strony zespołu PMO ds. usług technicznych, podzadanie w Asanie jest automatycznie przypisywane do zespołu ds. usług technicznych w celu zatwierdzenia, co zapewnia międzyfunkcyjną koordynację priorytetów mapy drogowej i widoczność w obu organizacjach PMO.

• Po rozpoczęciu pracy PMO automatycznie przekształca zadanie w Asanie w projekt w Asanie. Zapewnia to ciągłość działań poprzez zachowanie informacji historycznych z oryginalnego przesłanego formularza.

Największą zmianą, jaką zaobserwowałam wskutek pracy w Asanie, jest to, że nie pracujemy w silosach i mamy o wiele lepszą widoczność. Pracownicy przestali pytać: „Co jest najlepsze dla mojego zespołu?”, a zaczęli pytać „Co jest najlepsze dla firmy?”

Rhonda Cusack, starszy kierownik projektu, PMO

Usprawnione planowanie projektów i śledzenie postępów w czasie rzeczywistym

Raportowanie w czasie rzeczywistym utrzymuje pracę na właściwych torach

PMO Coupa potrzebowało skutecznego sposobu na raportowanie statusu projektu między zespołami, uzyskanie przejrzystości odnośnie tego, kto, co i na kiedy musi wykonać, oraz zapobieganie wymykaniu się zadań spod kontroli.

Dynamiczne śledzenie projektów i postępów

• Nowe projekty są automatycznie dodawane do portfolio zespołu PMO „W trakcie realizacji” w Asanie, które pokazuje wszystkie aktywne projekty na pierwszy rzut oka. Można łatwo sprawdzić ich daty wykonania, status, których zespołów Value Services dotyczą i wiele innych informacji.

• Zespoły mogą współpracować i śledzić pracę w projekcie w Asanie, a co dwa tygodnie publikowane są szczegółowe aktualizacje statusu każdego projektu.

• Zespół PMO stworzył spójny szablon tych aktualizacji, który zawiera cel, co zostało osiągnięte w ostatnich dwóch tygodniach, przeszkody, które wymagają uwagi, oraz kolejne kroki.

• Aby zapewnić spójne raportowanie kluczowych wskaźników wydajności organizacji, zespół stworzył pulpit nawigacyjny, który śledzi pracę w całym portfolio „W toku”, np. liczbę aktywnych projektów według zespołu, liczbę projektów według kategorii statusu oraz odsetek projektów zrealizowanych na czas.

• Ukończone projekty są przenoszone do portfolio „ukończone projekty” w Asanie.

Korzystanie z Asany do przyjmowania i priorytetyzacji projektów, tworzenia mapy drogowej organizacji oraz monitorowania projektów w trakcie realizacji zmieniło wszystko. Możemy szybko realizować projekty od zamówienia do dostawy i skalować je w tempie zgodnym z naszym businessem.

Maya Khalidi, menedżer, PMO

Szacuje się, że od czasu utworzenia Biura zarządzania projektami (PMO) z Asaną jako infrastrukturą, organizacja Value Services firmy Coupa zwiększyła łączne oszczędności czasu o 658% w latach 2020–2023. PMO pomaga swoim zespołom w skalowaniu i zapewnia kierownictwu wgląd w przedsięwzięcia w całej organizacji dzięki mapie drogowej z ustalonymi priorytetami i ustandaryzowanym raportom o postępach. Przeniesienie procesów do Asany usprawniło współpracę między PMO a zespołami, z którymi współpracuje, pomagając zaoszczędzić około 135 dni roboczych rocznie, które kiedyś były poświęcane na pracę, a teraz są wykorzystywane do wywierania większego wpływu. 

PMO będzie nadal prezentować zespołom w całej firmie Coupa korzyści płynące z Asany i zarządzania projektami, pomagając im zwiększać wpływ, podczas gdy firma realizuje swoją wizję, aby każdy wydany dolar biznesowy był bardziej efektywny, sprawiedliwy i zrównoważony.