Asana 可讓高階主管在一處位置瞭解組織藍圖和績效。

全球服務營運資深副總 Saverio Ferme

Asana 如何協助 Coupa 更聰明地工作

向組織展示 PMO 和 Asana 的可能性

如今，即將推出和正在進行的 Value Services 計劃都可在 Asana 中追蹤，從 Coupa 實施到採用及後續，協助客戶達成其業務目標。 專案包括實施新工具，例如 CMS、學習管理系統，以及供客服經理使用的客戶溝通平台。           

現在，Value Services 團隊可以透過 Asana 中的端到端系統，向 PMO 申請專案和計劃管理支援，該系統可將專案從請求推進至藍圖，再到交付。

標準化請求，更好地排定優先順序

簡化的工作接收有助於團隊更快推進

在 Asana 出現之前，整個 Value Services 組織沒有追蹤和管理計劃的標準化流程。 組織需要一個正式的接收流程，以協助他們以一致且客觀的方式組織請求並排定優先順序。

現在，為了讓 PMO 考慮支援請求，Value Services 團隊必須透過 Asana 表單提交其計劃，該表單會使專案通過優先順序評分系統。 此系統有助於更快速、更客觀地決定如何配置資源。 Asana 表單還可協助 PMO 團隊預先收集有關專案的重要資訊，以便他們更快啟動工作。 

無縫的專案優先順序安排

• 團隊使用Asana 接收表單收集啟動請求所需的所有資訊，該表單需要 Business 版使用案例、高階主管發起人、參與團隊、時間安排以及是否需要技術支援等詳細資料。 

• 表單還要求提交者將計劃對應至三個組織目標中的至少一個，以確保新工作與業務優先事項達成一致。

• PMO 團隊使用表單回覆來建立整體優先順序編號，有助於將該計劃與其他計劃進行排名比較。

• 表單提交後，系統會建立相應的任務，並將其放入 Asana 中的專案接收看板，PMO 團隊會在其中審查請求及其優先順序。

我們在處理 PMO 請求的方式上做了重大改變。 我們將優先順序排定評分納入 Asana 接收表單。 我們已從優先順序排定流程中消除了主觀性，並將最具影響力的工作簡化至我們的組織藍圖中。

PMO 經理 Maya Khalidi

強化藍圖的一致性和執行

提升可視度，有助於領導者規劃將至工作

價值服務藍圖擷取並追蹤所有即將進行和進行中的工作，讓領導層瞭解組織即將進行的事務。 在此啟動前階段，團隊可以與所有專案關係人保持一致、收集專案要求，並就里程碑達成共識。

高效的專案藍圖制定

領導者可以查看每一項即將進行的計劃，這些計劃在 Value Services Roadmap專案中以任務表示。

• 藉由自訂欄位，可以輕鬆排序、篩選和報告工作。 這些欄位會由原始表單自動填入，其中包含優先順序等級、核准狀態、交付季度，以及其對應的策略目標。

• 對於需要技術服務 PMO 團隊支援的計劃，Asana 子任務會自動指派給技術服務團隊進行核准，確保藍圖優先順序的跨職能一致性，以及跨雙方 PMO 組織的可視度。

• 工作開始時，PMO 會自動將 Asana 任務轉換為 Asana 專案。 這樣做可透過保留原始表單提交的歷史資訊來維持連續性。

我在 Asana 中看到的最大變化是，我們的工作環境不會各自為政，而且可視度更高。 每個人的想法都從「什麼對我的團隊最有利？」 轉變為『什麼對公司最有利？』

PMO 資深專案經理 Rhonda Cusack

簡化專案規劃和即時進度追蹤

即時報告可確保工作進度正常

Coupa 的 PMO 需要一種有效的方式來報告跨團隊的專案狀態，明確掌握人、事、時，並避免遺漏工作。

動態專案與進度追蹤

• 新專案會自動新增至 PMO 團隊在 Asana 中的「進行中」專案集，該專案集一目了然地顯示所有進行中的專案。 您可以輕鬆查看其截止日期、狀態、哪些 Value Services 團隊受到影響等。

• 團隊可以在 Asana 專案中協作並追蹤工作，且每兩週會發佈每個專案的深入狀態更新。

• PMO 團隊為這些更新建立了一個一致的範本，其中包括目標、前兩週的已獲致成果、需要關注的阻礙，以及後續步驟。

• 為了對關鍵組織績效指標進行一致的報告，團隊建立了一個儀表板，用於追蹤整個進行中專案集中的工作，例如按團隊劃分的進行中專案數目、按狀態類別劃分的專案數目，以及按時交付專案的百分比。

• 已完成的專案會移動至 Asana 中的「已完成專案」專案集。

將 Asana 用於我們的專案接收和優先順序排定流程、組織藍圖以及進行中的專案追蹤，徹底改變了遊戲規則。 我們可以快速將專案從請求推進到交付，並隨著 Business 版的發展而擴展。

PMO 經理 Maya Khalidi

自從以 Asana 作為基礎架構建立專案管理人員團隊以來，據估計，Coupa 的價值服務組織在 2020 年至 2023 年期間節省的總計時間增加了 658%。 PMO 透過優先順序藍圖和標準化進度報告，協助其團隊進行擴展，並使高階主管能夠瞭解整個組織中的計劃。 將流程移至 Asana 後，PMO 與其合作團隊之間的協作更加精簡，每年可節省約 135 個工作日，這些時間以前用於工作，現在則專注於推動進一步的影響力。 

PMO 將繼續向 Coupa 的所有團隊展示 Asana 和專案管理的價值，協助他們在公司朝著使每一筆 Business 版支出更有效、更公平且更永續的願景邁進時，帶來更大的影響力。